微軟Office對於上班族、學生來說,幾乎是電腦必裝的工具軟體,不過,在過去不管是哪一個版本的微軟Office軟體的購買方式都是買斷的方式,而且一般版本都是一套只給一台電腦使用,若是家裡有三四個台電腦或是其它裝置需要用到微軟Office的話,那就得再另外付費購買或是另外買多台裝置授權的版本,這樣買下來的話,也算是一筆為數不小的支出。


然而就在微軟Office 2013推出沒多久後,微軟緊接著又推出了一個名為Office 365文書軟體。而這次新推出的Office 365並不能算是一個新版本的Office軟體,因為它一樣是可以使用Office2013的所有功能,其實最特別的一點,就是這次的軟體授權不再是以過去買斷的方式,而是採用了一年一期的訂閱模式來進行授權,而且一個帳號便能同時將Office 365軟體安裝到五台裝置,且安裝的裝置並不侷限於一般的Windows電腦,同樣也能夠支援Windows平板、Windows Phone或是Apple Mac電腦之中。

除了此之外,這次的Office 365結合了雲端服務以及社群連結的功能。其中所提供的雲端服務主要是會附贈註冊帳號20GB的SkyDrive雲端儲存空間,而且這20GB即便是之後沒有續訂Office 365服務,之後也能夠永久使用,讓使用者一共可以擁有27GB(7GB免費+20GB附贈)雲端儲存空間。另外一個雲端功能,就是可以讓任何一台Windows 7或8的電腦,即便系統中並沒有安裝Office軟體也能透過網路的連結來使用Office on Demand的功能。使用者只要連結到Office官方登入頁面並輸入授權帳號,微軟就會透過網路來載入Office的應用程式,讓使用者進行文書作業。這樣一來,使用者便不用擔心出門在外遇到有電腦卻沒Office的窘境。


社群連結的部分,就是當使用者在進行Office文書作業的時候,亦能夠連結到Facebook、Linkin或是Youtube等社群網站,並直接將自己在這些社群網站上的照片、影片等資訊直接嵌入簡報之中,如此一來就可以讓使用者製作的簡報檔案不再那麼肥大,更便於儲存使用。


另外,在各個Office應用中,又分別加入了幾個新功能設計,其中在Word方面,這次則是增加了編輯PDF的功能,透過新版的Word來開啟PDF檔案,不僅是能夠標註PDF檔案,亦能夠直接在上面進行內容修改與編輯的動作,不用再另外安裝專門的PDF修改軟體才能夠達到這樣的功能。


至於PowerPoint的部分,則是加入了更多的過場動畫以及呈現特效,讓簡報內容可以變得更加活潑有趣,而且在製作簡報的時候,也可以透過線上視訊的選項,直接連結到Youtube或是Facebook來嵌入網路影片,只要有連結網路的時候,便能直接點選播放。




在Excel的部分則是新增了快速填入、快速分析以及圖表視覺優化的新功能。所謂的快速填入功能則是可以透過軟體來自動判斷使用者的習慣動作,讓一些原本需要一次次複製貼上的動作,一下子就能夠完成填入,減少作業時間。

過去在製作圖表的時候,必須都得先插入圖片與資料之後,才可以看到圖表的結果,要是不滿意的話就得再重新選擇一次圖表類型,而這次所加入的快速分析,則是可以在使用者選定需要載入的資料後,便能即時顯示不同圖表類型所呈現的效果,亦是個能夠幫助使用者縮短作業時間的新功能設計。


而這次新版的Excel所製作的圖表也比過去版本有了更好看的呈現效果,像是一般圓餅圖的圖表,以往都只能以平面的方式呈現,而這次透過視覺效果的優化,則是可以讓圖片變得更為立體,且每一塊數據圖表皆能夠自行更動或是取消,讓過去死板的圖表能夠有更好看的呈現方式。


最後再提一下,這次的新版Office在操作介面上也特別針對了平板使用者加入了一個觸控模式的切換,當使用者切換到這個模式的時候,軟體的介面功能則會變得較適合手指按觸,減少像過去會按錯功能或是按不到的狀況出現,讓平板電腦的使用者可以更順手地操作Office來進行文書作業。