很多企業或公司行號,會在Line、WeChat、Whatsapp...等現有的即時通訊軟體上建立群組,用來做員工間互相聯繫,或交辦工作的工具,連臺北市政府都用Line群組在聯繫工作了。但這類軟體畢竟不是為了企業需求打造的,因此就會有一些保密性,或是功能不足的問題,無法滿足企業或公司的需求,有鑒於此,中華電信今天宣佈推出和三竹資訊合作的「Qmi」企業用即時通訊服務,標榜以國際級的資安規格來保障手機溝通的隱私,並提供企業在單一App上,可以同時使用公有雲、私有雲及混和雲架構成的環境,中華電信也在Qmi裡設計了如任務分派、公告、投票...等多項工作流程上需要的功能,來提升工作效率,可以說是一套為本地企業需求打造的專用即時通訊軟體。目前Qmi已在Google Play上架,提供Android手機都下載安裝,iOS版也在審查中即將推出,但還不支援Windows Phone或BB等其他系統。



根據資策會在2014下半年的統計,使用聊天App的人,平均每天都會聊超過一個小時,除了一般閒聊外,也會用來談論工作或交辦事項,可見大家已經很習慣用通訊軟體工作,但這類軟體通常有安全性低、人數眾多造成訊息混亂的問題。

中華行通企業客戶處長劉炫龍在發表會上提到,企業員工在使用通訊軟體時,最常遇到的問擾包括:
① 外人也會混入企業群組,管控不易。
② 透過聊天談論公事,訊息混亂,事後難以追蹤。
③ 同事與朋友存在同一份通訊錄裡,工作與生活常被干擾。

其實國外推出企業即時通訊已經行之有年,包括MicroSoft Lync、Yammer、Facebook@Work、雲之家、微信企業版...等,都是企業即時通訊的服務,但這些服務伺服器在國外,還是會有管理不即時的問題,因此中華電信也標榜Qmi提供的是在地化、公私分明的服務。

Qmi的功能還蠻多的,可以分為在溝通類及工作管理類。
溝通方面,它可以像Line一樣有群組聊天,也有像FB的多媒體塗鴉牆,可以經營對口企業的粉絲團,另外也可以撥打網路電話。
工作管理上,則有任務分派、公告、通知、投票、GPS定位回報、數位名片...等處理工作時可用的功能。
而企業要求的資安保障,除了中華電信提供的傳輸加密外,也提供(可架在企業端的)私有雲、階層式管理成員、強制在文件加上浮水印...等方式來做安全把關。


在同支App裡可切換不同群組
Qmi服務有一個很大的特性,就是可以在一支App裡可以操作不同群組的溝通,包括企業主對員工(B2E)、企業對企業(B2B)、企業對客戶做客服(B2B2C)。
劉炫龍進一步表示,很多這類服務多半是提供公有雲供企業使用,但這代表資訊是儲存在企業外,和其他企業的資訊存在同一個空間裡,Qmi除了可以讓企業使用公有雲外,也可以讓企業在公司裡自建私有雲,較能自行管理資安,或者可以讓企業透過管控機制,把公有雲和私有雲連結,所以它是一個公私雲可以共同存在的架構。而資訊傳輸的過程裡,也會以中華電信的提供的認證系統做加密,確保隱私安全。

另外Qmi還支援異質系統整合,所謂異質整合是指可以把企業內部包括PBX、ERP、CRM、EIP...等系統,以及已經存在的社群工具,比方Line、Facebook、WeChat...等和Qmi做串接,在不同系統上的資料,就可以透過Qmi發佈到指定的群組做溝通,如此來提昇效率。
比方公司在經營FB粉絲團時,可能在上面看到客戶反應了什麼問題,一般流程可能是由粉絲團版主收集後,再透過Line或公司的管道,發佈給對應的負責單位,負責單位回應後,再交給版主發佈,而有時候負責單位不只一個,多方溝通下又會多花一些處理時間,透過Qmi整合的話,前端版主可以直接把FB訊息發佈到對應的同事或負責單位,負責單位也可以直接看到FB上客戶的反應,處理起來就會比較快。

透過Qmi溝通的訊息,也會儲存在資料庫裡累積成大數據,企業可以就藉此分析歸納出需要的參考資訊,或尋找獲利模式...等。



浮水印防止文件外流
除了提供私有雲、加密傳輸、管理者管控群組成員外,Qmi也提供浮水印這個方法來防止員工把文件外流。


在Qmi上傳輸文件時,發文者可以設定為文件加入浮水印,這樣一來,當成員打開看時,上面就會出現這位成員姓名ID的浮水印,比方林小明收到文件正打開在看,文件上就會像這樣充滿了林小明的浮水印,如此就可以防止成員透過螢幕截圖或翻拍,把文件外流。



更多提昇效率的工具
Qmi即時通不只用來聊天,它還提供了多種團體工作時需要的工具來提昇效率,包括數位名片、任務分派、公告、通知、投票問卷、GPS定位回報...等。


數位名片除了可以瀏覽某成員的聯絡資訊外,也會把他曾經發過的訊息集中在一起,方便做追蹤。
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任務分派就是可以在群組上發佈工作分配,輸入項目跟時間後,在工作分配欄裡,可以選擇指定的成員,然後輸入細項,誰負責場地、誰負責聯絡、誰負責後勤...等,每個成員都會看到自己跟別人的工作分配,並可以完成工作後,勾選已完成做標註,如此主管也比較好掌握團體工作狀況。


公告應該很容易懂,就是發佈給全成員或群組的通知,Qmi讓發文者(通常也是有權限的管理者)發出的公告可以置頂在最上方,且可以多則,就不會讓公告被其他訊息刷掉,或員工很難找到。


投票問卷則是可以在Qmi上發起投票活動,並指定群組,或開放全體員工參加。投票有幾種模式,可以設定投票期間可公開投票結果、可改變意向,也可以設定期間不公開結果,視內部需要自行選擇,目前可能多半是透過Google文件這一類的工具在舉辦投票,在Qmi的話就不用外連,查詢上也方便。


GPS定位回報是可以讓群組成員回報現在位置的工具,主管可以對群組成員發出回報要求,成員們就可以直接在手機上透過定位回報位置,這個回報群組裡的成員都看得到,也會標註成員是否回報了,主管就比較好掌握成員的狀況,需要的話在進一步發訊息,這應該也是物流、房仲業務...等行業會蠻需要的功能。


(PS. Qmi裡的一般聊天,也會標註哪些成員讀了,哪些沒讀,這樣就會知道哪些成員雖沒有回,但其實已讀了...[自己舉手])

把即時通用在工作上最怕假日還一直收到工作訊息,Qmi裡並沒有設計某段時間勿擾的功能,但可以分項關閉通知,這樣就可以把一些廢文..呃不是,成員就可以看場合需要關閉一些干擾。(不過既然是工作群組...可能也不太敢關吧)



Qmi依照使用公雲、私雲或混和雲,以及是否能需要浮水印、任務分派...等工具,提供了標準、進接及整合三種模式,供不同規模的企業公司選擇,因此也就有三種價格,最完整的整合模式,可以依企業需求客製化,整合交換機或異質系統整合。




台哥大及遠傳也都有企業即時通服務
其實台哥大及遠傳也有類似的企業即時通服務。
台哥大開發的M+ Messenger企業方案,也是提供公有雲、私有雲及混和雲三種方案,讓企業依需求,以及對安全的要求做選擇。公有雲上可以存放企業通訊錄,成員可以隨時有更新的通訊錄,指定群組發送訊息,系統也會自動標註成員是否已經讀取。另外透過API整合通訊錄,M+資料也能和公司通訊錄同步,如此就將警告系統、客訴案件...等訊息自動發送給對應的成員。
選擇架構私有雲的企業,如果沒有IT資源可以維護整套系統,M+也可以提供一套資料分離儲存的架構,把通訊內容存在企業裡,讓企業自行掌控,而發訊、通知、貼圖、通訊功能..等則交由M+處理,讓企業在有成本的考量下,也能兼顧資安控管。據台哥大表示,目前已有金融集團、連鎖便利商店、房仲、醫療院所、百貨零售及公務部門導入M+ Messenger方案,超過5萬人使用中。




遠傳一年前推出的EMMA企業通訊方案,是遠傳自行開發,針對企業需求打造私有雲的通訊服務,不同於其他即時通用傳送檔案的方式發佈文件,EMMA採用檔案鏈結(URL)分享的方式防止機密外流,另外也提供群組佈告欄、專案的追蹤討論、投票系統、員工服務、公司業務查詢...等工具。
EMMA也有異質系統串接的功能,透過人和資料庫間資料交換,或是串接機器人,讓系統具有自動回應、提供報表、即時警示與緊急應變的功能,另外也可以和既有App串連,比方客服可以利用EMMA和客戶用既有App進行對話。
目前已有桃園國際機場公司、新竹市政府社會處、台南市政府衛生局...等導入,使用人數已逾六萬人。



透過即時通把生活跟工作綁在一起,已經是很普遍的現象了,就中大型企業來說,的確需要考慮一套公私分行的通訊工具,對工作效率、各層級間的溝通、資安保密,或是員工公私管理,提供較妥善的處理。


而手機已經不是拿來玩跟打屁的而已啊~報導。