隨著個人電腦硬碟容量越來越大,如何從動輒數百GB的硬碟,找出快速準確的資料,變成使用者的新挑戰!

桌面搜尋工具(Desktop Search)能提供使用者在自已電腦中,跨格式、跨檔案的全文搜尋所有資料,再藉由建立「索引」方式,加快搜索速度,且搜尋完成後,會將結果加以「排序」,提高下次再搜尋的準確度。

選對桌面搜尋工具,將大幅提高您的電腦工作效率!但哪一家桌面搜尋工具最符合您的需求?只能說各有各自的優缺點,例如Google的桌面搜尋無法尋找到 MS Outlook中的的聯絡人、行事曆、記事與待辦事項,還是得使用Outlook原本內建的搜尋功能,頗為不便。另外各家的即時通訊對話內容或資訊,也無法完全被搜尋到,使用者得依照自己最常需要搜尋的資訊,來選擇下載最適合的桌面搜尋工具。

Google已率先於今年3月就推出中文版桌面搜尋工具;MSN也於今年五月推出正式版,並預計今年底推出中文版;Yahoo目前網頁公佈資訊,還處於預測版階段。

◎桌面搜尋軟體下載
* Google桌面搜尋
* MSN Toolbar Suite
* Yahoo! Toolbar Beta

因為Microsoft於當地時間5月15日正式發佈桌面搜索工具MSN Search Toolbar的最終版本,所以接下來,跟大家分享一下使用完MSN Search Toolbar的一些心得感想。

目前為止,MSN Search Toolbar支援的搜尋類別有Outlook(聯絡人、行事曆、記事與待辦事項)、電子郵件、MSN即時通訊交談記錄,一般檔案(Word、 Excel、PowerPoint、Project)、網頁、影音…等。整體來說,對自家產品的支援相容性非常高。

首先,安裝MSN Toolbar Suite
Step 1.連上官方網頁,下載檔案「MSNSearchToolbarSetup_en-usl.exe」,接著開始安裝。


詳細安裝步驟,可以參考文章MSN Toolbar Suite強先用

Step 2.安裝完成後,接著打開「Windows Desktop Search」畫面。等待索引建立完成,就可以開始使用搜尋功能。


接著,建立索引
Step 1.在工具列上的圖示「放大鏡」上點選滑鼠右鍵,並選擇「Indexing Status」。


Step 2.出現「Windows Indexing Status」畫面,點選「Index now」開始建立索引。接著可以點選「Close」,隱藏到工具列。


Step 3.完成索引製作,會跳出小畫面告知「Indexing is complete」。


可以開始搜尋桌面檔案
Step 1.開啟MSN Toolbar Suite後,在搜尋欄位輸入關鍵字,如「桌面搜尋」,在按下「Search Desktop」開始搜尋。


Step 2.接著就會顯示所有的搜尋結果,上方分別列出Everything、Document、E-mail、Music、Picture & Videos與Other等項目。可在下拉Other項目,選擇其他檔案項目。


Step 3.配合右方瀏覽畫面,找出正確檔案,接著再點選搜尋結果,就能使用預設程式開啟檔案。


使用參數,精準搜尋
除了一般基本搜尋外,也可以使用MSN Search Toolbar提供的參數來設定搜尋範圍,讓搜尋更快速更精確。

MSN Search Toolbar參數一覽表


接著來談談它的優缺點:

MSN Toolbar Suite的優點
•可搜尋檔案格式較多(目前公佈有200多種)
•微軟系列軟體檔案整合性高(因為是自家產品嘛!)
•內建專用瀏覽器,整合MSN Messenger與Hotmail
•提供高亮顯示搜索內容
•提供自動表單輸入的功能
•阻擋跳出廣告視窗的功能

MSN Toolbar Suite的缺點
•建立索引(Indexing)速度非常慢
•只能相容於自家瀏覽器IE
•沒有Cache(庫存頁面)功能
•摘要顯示內容較少