自從開始接觸GTD之後只要看到和時間管理、資訊蒐集整合有關的東西都會特別留意,會想要試試是不是可以當做一個輕鬆省力的管理工具。

我現在使用的iGTD本身就是為時間管理量身打造的很棒軟體,但是有不少朋友會說:【哎呀~這軟體看起來太專業了拉!】、【我也沒有那麼多事情要做】、【還要重新學一個新軟體很懶耶!】... 所以我還是會花點時間注意有沒有合適的軟體給這些【自認為輕度的使用者*】使用~


找呀找呀,Mac的軟體中真的有很多優質的時間管理軟體,但是幾乎這些都是非常PRO級的,就在快放棄的時候忽然發現MAC OS X內建的新版Mail似乎是個非常好的解決方案哩!



從官網的介紹標語【Mail 不只有收件箱而已】可以發現Leopard的Mail在設計上要走出只是單純收取電子郵件的Mail Client軟體,新加入的備忘錄(Note)、待辦事項(To-do list)與RSS閱讀器讓Mail更具備資訊管理的能力,再加上 iCal 行事曆與通訊錄的更緊密的整合,讓我覺得原本各自為政的功能發揮互相輔助的效果!


首先是備忘錄

Mail的備忘錄同樣具備Mail與Safari間所見即所得的複製貼上功能,當你在瀏覽網頁發現需要memo的內容時就可以直接貼入,不管是HTML語法的網頁、圖片甚至是Youtube之類的線上影片或是放在電腦裡的各種檔案都能很輕鬆的嵌入,簡單的複製、拖曳就可以省去要用時還要四處翻找的麻煩。



直接複製網頁上要記錄的區塊



貼到備忘錄中,格式也會完整保留



即使是更複雜的網頁內容,甚至電腦中的檔案都能附加進去


再來是RSS閱讀器

萬一你還不知道什麼是RSS(Wiki解釋 )或是沒有使用任何一種形式的RSS閱讀器,非常建議你一定要了解一下這個非常實用的訊息傳播技術。如果你曾經拜訪一個網站、Blog,你會興起下次再來拜訪或是想把它加入書籤的想法,那先看一下你的瀏覽器(Safari或firefox)網址列尾端是不是有一個【藍色RSS】或【橘色音波】圖示,如果有那你就可以將該網站的RSS網址加到Mail中,以後你只要打開Mail就可以讀到那些網站的最新訊息~



RSS標誌(Safari VS Firefox)



在Safari中按藍色RSS icon切換成RSS模式,選擇【在Mail中訂閱】就能加入Mail



以後只要到 Mail 中可以按時收到訂閱網站自動送來的新文章囉


最後是 email 收件匣

email 應該不用再多做介紹,新版的 Mail 加入的 IMAP 與 Data Detectors 這兩項非常好的功能(更正,IMAP早就有了,Gmail才是新加入 IMAP ),尤其是 Data Detectors 可以幫你自動偵測郵件中提到的日期、電話與住址並轉換成 iCal 行事曆的約會與通訊錄的連絡人資料,對於資料的建立是非常好的幫手(但是據我觀察,中文住址常常認不得)。



以GTD的眼光來看,上面三種工具就是我們可以當做蒐集"雜事"的收件匣,這些日常工作的雜事像是接到開會的email(出現在mail收件匣)、朋友電話打來的聚會邀約(寫進備忘錄)或是從常逛的美食blog得知一間不能錯過的咖啡店(出現在RSS閱讀器).... 等。當我們邊閱讀雜事時就需要一個好的工具將它們轉換成可以採取行動清單。




登登!


待辦事項

Mail的新功能待辦事項就是與 iCal 原先的to do互通的有效幫手。當我們在閱讀今天的 email 時、瀏覽網頁時(要先存成備忘錄)、或是利用 Mail 內建的 RSS閱讀器閱讀自己訂閱的相關文章時,只要 mark 一段文字,按右鍵選單就有【新增待辦事項】功能,不必費神key in、不必來回切換程式就把【收件匣裡的雜事】轉換成【待辦行動清單】。


mail中或是RSS的文章可以直接新增為【待辦事項】



備忘錄的內容也沒有問題


對於GTD開始上手的人,看到【行動清單】出現應該馬上知道要怎樣處理了!是的,個別的行動(Task)處理起來費時、沒效率,必須要將這些單獨的行動整理成行動清單,而關鍵就是在於【按場合將行動分類】。


但是 Mail 內建的待辦事項非常陽春,僅僅具備一般該有的那幾項功能。幸好Mail 另一項功能--【智慧型信箱】的加持讓這原本快被丟到垃圾桶的東西起死回生(XD)。如同 iTunes 的智慧型播放清單,Mail 的智慧型信箱也同樣具有條件篩選的功能,我們只要在新增待辦事項的時候在標題列加入場合的關鍵字,然後把智慧型信箱的條件按照標題篩選就大功告成!



新增智慧型信箱來過濾待辦事項,把待辦事項的標題與智慧型信箱的篩選條件做關連


這樣這個@電腦的智慧信箱就會自動幫我們找出標示為@電腦這個場合的待辦事項


整個GTD系統的建立,最重要的關鍵步驟是你要去規劃出適合自己的【場合分類】,思考你每天的工作(也就是行動)會處於什麼樣的場合中,例如 twhsi 建議的【電腦上的工作】、【電話連絡】、【親自處理】、【交辦事項】、【外出】... 等,這些都是很好的場合分類。我們在處理雜事時就可以邊將雜事加工成行動,同時再把行動放進相關的場合分類中。


再來我們可以利用一個免費的小軟體Anxiety來讓這個系統更加流暢。Anxiety除了外觀漂亮又趕上最近流行的HUD風格之外,最大的優點是可以讓你隨手新增待辦事項,在Anxiety視窗中新增完畢會即時更新至 Mail 與 iCal,反之亦然。



Anxiety會隨時浮在桌面上,方便新增或完成該做的事



設定與Mail同步



右上角的勾勾可以立即新增待辦事項,當然要加上場合相關的關鍵字



回到Mail就可以在相關的場合清單(智慧型信箱)中檢視了~


利用 Mail 與 iCal 記錄自己的日常活動與工作還有不少優點
Mail支援 IMAP 的服務,如果你的信箱也有這樣的功能(像是 Gmail)那你新增的備忘錄也可以同步到網路信箱中(沒有實際試到,但應該理論上OK)方便你用網路存取,另外待辦事項與 iCal 同步,當你使用 iSync 同步行事曆到手機或是 iPod 中,待辦事項也會同時加入(沒有實際試到,但應該理論上OK),所以只要帶著手機出門,待辦事項也可以隨時察看囉!

如果這兩個做法是可行的,我認為就如同 iPod 體現 iTunes 的價值,iPhone 也會因此體現新版 Mail 的價值!


最後,關於*自認為輕度使用者,其實不管你的工作量是高或是低,我們無可避免的都要處理各種的事物,大部分的人會很喜歡透過升級各式的工具、裝備來企圖增進工作效率,換電腦、換手機、換軟體.... 但是卻只有一部份的人會去檢視自己的工作方式是否有系統、有效率,是否要翻修那些早已不堪負荷的管理方式。

當然要自己發展出一套系統難度非常高,最快速的方式就是向專家學習,多嘗試不同的方法並找出適合自己的,當學會之後便會受益無窮囉^^


延伸閱讀:
收集雜事
加工處理雜事
iGTD與場合說明
開始你的GTD