之前分享測試文時,都會有人PM來問我那些漂亮圖表是怎麼畫的,被人稱讚多少偷偷暗爽,但也驚訝蠻多人不知道Excel 2007隨便亂點就有很炫的圖表,跟舊版Offce 2003那被用到爛的紫青長條圖相比,根本是超級瑪莉羽化升天,進入太空時代的銀河瑪莉歐。先撇開「因為不得不用Office(和Windows)」所衍生的反動心態,平心而論,Office 2007的進步有目共睹,或許有人會抱怨新介面不習慣,佔去工具列好大一塊,但Ribbon新介面一開始所承諾的:回到文件編輯本身,拿掉過多的細節,快速做出漂亮文件這點,我認為微軟做得挺成功的。





Office 2007已經發售好一陣子,台灣並沒有引進所有版本,之後即將發售Office 2007 Ultimate旗艦版(這裡是由微軟提供試用版),跟Windows Ultimate一樣包山包海,既然四大天王Word、Excel、Powerpoint、Outlook大家都很熟了,再寫就有炒冷飯的嫌疑,所以這次就來看看其他比較少人介紹的軟體。主要放在Groove和OneNote,這都是極少數Office 2007版本才有包含的配角軟體(Groove只有企業版和旗艦版才有)。



Office 2007各版本比較,Ultimate旗艦版比較特別的地方是沒有一般版的Outlook,而是功能更強的商務版Outlook,其他軟體也幾乎全包了。


Groove 線上辦公室
Groove原本是獨立的共享軟體,加強Office的線上功能,2005年被微軟買下來收編進Office 2007。Groove有點像「需要安裝Office軟體」的Google Docs,利用P2P來協同作業,它不能只靠瀏覽器,本機必須安裝Groove和對應的Office軟體來編輯文件,檔案則透過網路分享。

既然獨立成一套軟體,分享功能當然比網路芳鄰或MSN的共用資料夾強多了,Groove有兩大玩法:1.多人協同作業,2.單人多台電腦共用檔案。Groove並不像Google Docs把文件放在網路上,而是每個使用者各自保留一份,只要有人修改檔案,Groove就會自動同步到同一個「線上辦公室」(Workspace)下的所有人。由於每個電腦都保留一份檔案,所以Groove可以離線作業,多人同時編輯同一份文件時也會自動處理衝突狀況。



第一次執行Groove時要先註冊帳號,這個帳號是Groove專用的,雖然是Office的一部分,但不能通用微軟的.Net Passport。



註冊完畢就跳到Groove的主介面,很像即時傳訊軟體,有「Workspace」和「Contacts」兩個Tab,前面的是虛擬辦公室,後面就是聯絡人了。



要多人協同作業,得先開一個Workspace線上辦公室。



Workspace有Standard(標準)和File Sharing(檔案分享)兩種模式,標準是在硬碟裡另開一個目錄,丟進Workspace的文件都會另外儲存一份;檔案分享則是指定硬碟裡某個目錄分享出去,有點像跨網域的網路芳鄰。



標準Workspace的介面,把文件拖進Workspace裡就會另外存一份,在右邊中間輸出其他的Groove帳號來邀請別人進來。



註冊Groove帳號時要輸入E-Mail,邀請別人的方式就是透過E-Mail,其實E-Mail裡只是附一個連結,點選連結會下載一個邀請檔,別人點選這個邀請檔就會看到這個畫面,點選Accept(接受)。



對方接受之後,送出邀請的人會再收到一個訊息做Confirm(確認),這一步完成,對方就會進入這個Workspace了。



Groove為了讓大家都能離線作業,所以Workspace裡的文件都會複製一份到每台電腦上,邀請通過後,Groove就會透過P2P傳檔出去,主介面下會看到傳輸狀況,對方傳完才能看到Workspace裡的文件。



當其中一個人編輯完檔案存檔時,Groove會偵測到有改變,問你要不要同步更新所有人的檔案。



Workspace裡的其他人會看到檔案前有箭頭表示更新中,Groove只傳輸改變的部分,不會整個檔案重傳,所以傳檔的速度非常快,幾乎是即時看到更新的內容。



如果同時有一個人以上編輯同一份文件,則是以「最先存檔的人」為準,後發的人會另外再存一份新文件,避免更新的內容打架。



單人多台電腦的玩法也類似,從選單選「Use Account on another computer」,Groove就會輸出一個帳號檔,在別台電腦點選這個帳號檔,就會同步Workspace的內容,這對喜歡在路上或家裡加班的變態工作狂非常實用。



檔案分享的Workspace更簡單,指定一個硬碟目錄,Groove就會透過P2P把目錄分享出去,邀請Workspace的方法也一樣,只是對方點選時會有不同選項,對方也能指定電腦裡的目錄,讓兩個目錄的檔案合體同步,或是單純抓別人的。



檔案分享的Workspace會在桌面上建一個遠端目錄,Groove會和檔案總管結合,看到遠端的檔案,點選就開始下載,很像網路芳鄰但不限同一個網域。檔案同步的方式跟標準的一樣,其中一人修改,就更新到所有人的電腦上,同時修改就另外生一份新的。



檔案分享Workspace不必另存一份檔案到Groove裡,但標準Workspace提供的花樣多很多,除了文件分享,介面底下可以加入其他工具。



行事曆只是其中之一,還有記事本、塗鴉、照片分享等等,很像MSN Messeger有的一些功能,和文件一樣,只要其中一人更新,所有人都會看到。


就強化的角度來說,Groove提供的線上Office功能沒話講,保証比用E-Mail或MSN傳來傳去好用多了,在各地工作的人可透過網路共同編輯文件,讓Groove來處理檔案同步的雜事,當成跨網域的網路芳鄰也很實用,而且不像Google Docs必須限制在線上,還只有陽春編輯功能(但Google Docs也是有它方便的地方)。

不過Groove 2007還是很像獨立於Office之外的軟體,畢竟它原本就是,購併不到兩年而已很難把Groove完全融入Office,無論介面或功能。比如Groove所用的帳號並不是微軟的.Net passport、即時傳訊和行事曆都是Groove自己的格式,如果能和MSN Messenger或Outlook互通就更棒了,最好還能順便中文化一下。或許下一版會整合的更好,或是完全消失,併入每一個軟體成為它們的線上功能。


OneNote 超強資訊整理工具
我過去一直有個錯誤印象,以為OneNote是專門給Tablet PC用的軟體,只是單純的電子筆記本而已,Tablet PC冷到北極圈(最近的工人舍有稍微加溫了),於是腦袋也自動解譯成OneNote不好用,這邏輯真的是顛三倒四。OneNote只有在Office 2007的其中三個版本有附,學生版好像太陽春,企業版又太Over,大家常"試用"的專業版裡頭並沒有,因此錯誤印象也一直留著,直到這次玩了旗艦版,才發現自己真的錯怪OneNote了!

OneNote是可以依自己需求而變化的筆記軟體,沒錯,它要搭Tablet PC才好用,立即紀錄手寫資料,但就算沒有Tablet PC,OneNote也是很方便的資料彙整工具,2007新版加入共筆/跨PC的功能,加上原本筆記本的特性,讓OneNote很像本機版的wiki或是Clipmark/Google Notebook,資訊焦慮症患者(like me)一定覺得很好用,多人會議時也很方便,下面就不呆呆列出OneNote 2007的更新列表,而是以我自己亂玩的方式來介紹。



OneNote 2007最大的改變之一就是支援多本筆記,舊版2003只能有一本,新版主介面左邊「個人」、「工作」和「指南」就直接明示OneNote 2007能一次開多份筆記本。



從選單新增一本新的筆記本。



OneNote 2007內建不少範本,其實就是套用不同上方Tab(節)和右邊的頁面。



接下來選擇要讓筆記本是單機或多人使用,其實選哪個都無所謂,因為OneNote 2007從根本上就已經能多人使用,這裡的選項只是依筆記本檔案的位置來決定用途而已。


零散資訊整理
OneNote就像現實生活的筆記本一樣,游標點到哪就寫到哪,每一次輸入的資訊都像一個文字方塊,可隨意拉動位置(3M便利貼嗎?),如果有Tablet PC的話就能直接手寫輸入,但這不是絕對必要,以大家數十年的滑鼠功力,用滑鼠手寫臨摹蘭亭集序也不成問題....。輸入文字其實只是做筆記,鍵盤或手寫都OK,重點還是資料來源,OneNote提供好幾種方式,有點像剪貼簿的電子版。



OneNote直接和IE整合,隨便找個頁面按住滑鼠左鍵開始複製,整個頁都能貼進OneNote,文字、圖片、超連結都會複製下來,同樣變成一個「文字方塊」,可隨意改變大小和位置。



如果Youtube影片也能複製下來就太扯了,所以OneNote提供折衷方案,在工具列上有個「畫面剪輯」,按下之後畫面會變灰白,框住IE部分頁面就能把畫面剪下來。



剪下來的畫面當然是靜態的,但如果是從IE剪下來,底下會自動附上連結。剪下來的圖片會自動OCR,馬上就能搜尋圖片裡的文字,可惜僅限英文,不然就無敵了。



如果不是從IE剪畫面,就不會自動附上網址,但OCR還是有效的,圖中是剪Opera秀Netvibes的畫面。



如果是很長或特殊程式產生的內容,不方便複製或剪畫面進OneNote,那OneNote 2007還有新的必殺技:「列印到」OneNote裡。這跟Acrobat做pdf的方式一樣,有了這功能,就可以把所有軟體產生的內容都傳進OneNote,只要軟體有提供列印功能(怎麼可能會沒有?),而且列印至OneNote 2007的內容都是可以搜尋的,中文也適用,搜尋速度也很快。



現在的資訊來源就是網頁和....不是網頁的內容,OneNote基本上已經可以剪下貼上所有資訊,Office裡的軟體當然更沒問題,Excel圖表或PowerPoint的投影片都行,插入影片或音效也沒問題。剩下的就是打字或手寫做筆記了,就算沒有手寫筆,OneNote也有基本的繪圖功能,滑鼠隨便亂塗一下也不錯。


多人/多PC 共筆
OneNote 2007已經設計成可多人使用的狀態,每一個筆記本都是一個目錄,在新增筆記本時就會問要放在哪裡。如果把目錄放在網路芳鄰上並設定可寫入,或配合上面的Groove,就能多人同時開啟同一份筆記本,同時寫入修改。我用三台電腦同時去試,其他電腦所做的修改都會同步更新,有數秒的同步時間差,但蠻炫的,內容會突然蹦出來,開會時可以用OneNote大家做共同筆記,或假裝做筆記,私下塗鴉一起罵老闆。

這也適用單人多台電腦使用,只要把OneNote的筆記本存到隨身碟,另一台電腦從隨身碟開筆記本,雖然隨身碟只能插在其中某一台電腦上,但只要兩台電腦的OneNote沒關,一插上隨身碟,所做的修改就會立刻合併原來的,秀在另一台電腦上。

我自己之前用過一些資訊管理的程式,但一直沒有找到滿意的,通常都是有超強分類功能(樹狀目錄+Tag+Tab+OOXX....),卻只有貧乏的資訊擷取能力,OneNote的分類只有基本的二次元Tab(節 & 頁面),但很夠了,重點是抓資料的方式又多又方便,覺得自己手邊的資料又多又零散的可以試試,強烈推薦!


Access 資料庫軟體重新美化
最後是很硬的Access,這是Office裡的資料庫軟體,Access 2007和其他兄弟們一樣都加入新的Ribbon介面,資料輸入和呈現的方式都有改進,預設也內建了一些比較「輕鬆」的範本。即使範本裡有一些是聯絡人整理、To-Do list之類的應用,但拿Access做這些有點拿大炮打蚊子,Access主要還是給開發人員而非End user,所以這邊快速帶過它的新功能就好。



Access 2007的啟動畫面,之前舊版Access很少有一般的應用範本,2007新版加入工作、聯絡人等大家都用的到的範本,多少讓Access 2007貼近End user一些,但這些簡單的應用交給Outlook就綽綽有餘了。專案或資產的資料庫範本也不錯,適合中小企業或商務管理。



Access 2007跟Word/Excel/Powerpoint一樣改用Ribbon介面,不必再成堆的按鈕裡找功能了,資料輸入的方式也比較像Excel,新版並加入新的附件功能。



可以在資料輸入格裡插入附件,附件數量無上限,這適合在資料旁附上對應的Excel表格或圖片等等。



Access常會附加VBA程式在裡頭,之前都要按一堆警告訊息,2007新版則改成統一的警告,啟動時預設關閉所有VBA,直到使用者確認啟用為止,確認之後就不會再來煩了。


結語
我裝的是Office 2007中文旗艦版,但Groove仍然只有英文介面,有點可惜,幸好Groove還蠻簡單的,亂點亂拉一下大家應該都摸的會。只是我有點搞不清楚微軟對Groove的定位,除了旗艦版,只有企業版才納入Groove,可是Groove非常適合有多台電腦的人,就算不是什麼大企業菁英,相信不少人也不只在一台電腦上作業,還有什麼比回家繼續處理公司文件更讓人心情愉快的事呢?(逃)

OneNote也是,可能是Tablet PC季節限定的錯誤印象和有內附OneNote的版本太少,OneNote沒有得到他應有的掌聲,或許它上手並不容易,乍看之下也搞不太清楚是在幹嘛的,但活用之後是很方便的資訊整理工具,微軟應該讓OneNote成為Office 2007各版本的標準配備的,跟已經被大家玩到出神入化的四大天王並列。