由於工作上的關係,筆者每天都需要長時間接觸電腦,因此,不少的親朋好友甚至是公司裡面一些對於電腦(不管是硬體或是軟體)不是那麼熟悉的同事們,常常都會拿一些電腦使用上的疑難雜症來考筆者,雖然筆者不敢自詡為所謂的電腦達人,但是由於接觸電腦的時間比一般人多,所以一般電腦使用上的問題還算是可以應付得過去。不過如果真的碰到很棘手的問題時,那一定是要來01向各位魔人虛心求教啦!



微軟推出的Office 2007已經有一段蠻久的時間了,由於檔案格式的關係,像筆者的許多朋友和同事都還在使用舊版的Office,每當收到客戶的電子郵件夾帶的Ofiice檔案是Office 2007的檔案格式時(例如副檔名.docx/.xlsx...等),就會來請筆者幫忙轉成舊版的Office檔案格式,讓他們可以讀取檔案或是編輯文件。雖然說Office 2007的檔案格式轉換只是小事一件,不過有時候手頭上的工作正忙得不可開交時,也是會讓人覺得有那麼一點點的不堪其擾~



對於Office 2007的檔案格式在舊版Office上的相容性問題,筆者最近在微軟的網站上終於找到(個人認為)比較好的解決方法,那就是微軟所推出的"Office 2007檔案相容性套件",這個"檔案相容性套件"不僅讓舊版的Office軟體可以正常讀取Office 2007格式的檔案,甚至還能對Office 2007的文件進行編輯以及儲存,筆者試用過後覺得真的是挺方便的,因此也在01上面跟各位網友分享一下。


下載"Office 2007檔案相容性套件"

就筆者以往的經驗來說,一般舊版的Office軟體遇到Office 2007格式的檔案時(例如副檔名.docx/.xlsx...等),大致上所顯示的情況有兩種(下圖是在Windows XP作業系統中安裝Office XP軟體),如果使用者的Office軟體有安裝新版本的Service Pack程式的話,就會像下面第二張圖一樣,系統可以辨認出"Office 2007格式的檔案"也是一種Office的檔案。





雖然系統可以辨認出"Office 2007格式的檔案"也是Office的檔案,不過當使用者要開啟檔案的時候,就會像下圖一樣,出現使用者"是否要下載相容性套件以使用此檔案?"的訊息。



在上圖中按下"確定",如果使用者的電腦已經可以連上網際網路的話,就會連結到下圖的微軟Office 2007檔案相容性套件的檔案下載頁面。



如果使用者不喜歡看英文的話,可以在上圖中按畫紅圈位置的"往下箭頭",這樣就會彈出下圖的多國語言選單了。



在多國語言選單中選擇繁體中文的選項之後,整個頁面就會全部變成繁體中文了,這樣看起來是不是比較親切多了呢?



第二種情況是,如果使用者的Office軟體沒有安裝新版本的Service Pack程式的話(下圖是在Windows Vista作業系統中安裝Office 2003),就會像下面第二張圖一樣,系統無法辨識出Office 2007格式的檔案(例如副檔名.docx/.xlsx...等)需要使用哪一種軟體來開啟。





由於系統無法辨識出Office 2007格式的檔案,所以當使用者要開啟這類檔案的時候,就會跳出如下圖的視窗畫面,使用者可以選擇"使用網路服務,尋找正確的程式",或是"從已安裝程式的清單選取程式"。



現在微軟已經提供免費的Office 2007檔案相容性套件,因此上圖的選項當然是選擇"使用網路服務,尋找正確的程式"囉(電腦需要已經可以連上網際網路)!系統經過一段時間的處理之後,最後會來到如下圖的Windows檔案關連頁面,在圖中可以看到docx是屬於Word 2007文件處理器的檔案格式,而筆者在下圖中畫紅框的位置,則是與這個檔案格式有關的三個連結。



在上圖中畫紅框的位置點選最上面的連結(從這個連結的文字描述不難看出"Office 2007檔案相容性套件"其實是可以使用在Office 2003、2002(XP)以及2000上),就可以連結到上面提過的"微軟Office檔案相容性套件檔案下載"相同的頁面(英文)了。



此外,微軟針對Office 2007的檔案格式與舊版Office軟體之間的相容性問題,也設計了一個專屬的網頁(請參考下圖,網址是:http://www.microsoft.com/taiwan/office/Compatibility/),雖然這個網頁是以"檔案輕鬆開"、"Office 2003與2007立即大團圓"為主軸,不過由上面"Windows檔案關連頁面"的連結文字描述可以看出,"Office 2007檔案相容性套件"也可以運用在Office 2002(XP)以及2000之上。而在下圖的專屬網頁裡,下方有設計四個功能按鈕,最左邊的"立即團圓 免費下載"可以讓使用者馬上下載"Office 2007檔案相容性套件"的檔案,不會再連結到上面的"微軟Office檔案相容性套件的檔案下載頁面";左二的"輕鬆安裝說明",裡面有"Office 2007檔案相容性套件"的詳細安裝說明(後述);最右邊的"轉寄好康給朋友",當然是將這個網頁的資訊mail給你的親朋好友啦!至於右二的"Office Open XML檔案好處多",裡面則是有新副檔名與Office 2007新檔案格式的簡介,以及Office 2007新檔案格式的優點介紹等。



不管是在上圖的專屬網頁中點選"立即團圓 免費下載",或是在上面的"微軟Office檔案相容性套件的檔案下載頁面"中點選"下載(英文介面是Download)",都會彈出如下圖的下載檔案視窗,筆者的習慣是選擇"儲存"下載的檔案然後再執行,不過使用者也可以直接選擇"執行",這樣在檔案下載完畢之後就會自動執行了。



"Office 2007檔案相容性套件"的檔案正在下載中~



安裝"Office 2007檔案相容性套件"與簡單試用

下載的"Office 2007檔案相容性套件"完整的檔案名稱為FileFormatConverters.exe,點選執行之後,會先出現如下圖的警告視窗,這裡不用理它,按"執行"繼續下去。(PS:以下的視窗畫面是以Windows XP安裝Office XP軟體為例,不同的作業系統與Office軟體可能在安裝程序或是視窗畫面上略有不同。)



接著出現的是微軟的"軟體授權條款"說明視窗,使用者有空閒的話,不妨閱讀一下這裡的"軟體授權條款",看完之後再到左下角的四方形小框框內打勾(不想看"軟體授權條款"的話就直接在這裡打勾),然後按右下角的"繼續"。



再來就可以看到"Office 2007檔案相容性套件"正在安裝中囉~



"Office 2007檔案相容性套件"安裝完成~



趕緊來試試看Office XP軟體安裝完"Office 2007檔案相容性套件"之後,是否能夠正常開啟Office 2007格式的檔案呢?首先開啟筆者使用Word 2007製作的docx測試檔,這裡會先出現如下圖的說明視窗,從裡面的文字說明可以看到,即使已經安裝"Office 2007檔案相容性套件"之後,使用舊版的Word XP程式來開啟Word 2007格式的檔案還是會有一些限制存在。



可能筆者使用Word 2007所製作的docx測試檔內容比較簡單(只有純文字加一些JPG圖檔而已),所以Word XP程式開啟docx測試檔的內容畫面感覺與Word 2007並沒有什麼差別。



接著使用Excel XP程式來開啟Excel 2007的xlsx測試檔,這裡需要先進行一下檔案的轉換。



檔案轉換完成之後,就可以在Excel XP程式裡面看到xlsx測試檔的內容了。



最後再使用PowerPoint XP程式來開啟PowerPoint 2007的pptx測試檔,這裡不需要進行任何的檔案轉換(不知道是不是筆者使用的pptx測試檔內容比較簡單的關係),馬上就可以在PowerPoint XP程式裡面看到pptx測試檔的內容了。



Office 2007檔案容量的簡單比較

前面在微軟為"Office 2007檔案相容性套件"所設計的專屬網頁中,有提到"Office Open XML檔案好處多"裡面有新副檔名與Office 2007新檔案格式的簡介,以及Office 2007新檔案格式的優點介紹,下面的Office Word 2007、Office Excel 2007以及Office PowerPoint 2007中的所有預設副檔名列表,就是從裡面截取的,提供給各位網友做為參考。



而在Office 2007新檔案格式的優點部分,筆者比較有興趣的是"壓縮檔案"。根據網頁裡面的描述,Office 2007會自動壓縮檔案,在某些情況下,最高甚至可以將檔案壓縮到原始大小的25%,雖然說現在市售的硬碟容量已經很大了,不過使用者製作的Ofiice 2007文件如果能夠讓檔案容量變小的話,一來可以減少自己的電腦儲存這些Ofiice 2007文件時的硬碟空間,二來如果需要將文件mail給客戶的話,檔案變小也可以節省一點檔案傳送的時間,增加時效性。

那麼Office 2007文件的檔案壓縮實際的容量變化到底是如何呢?接下來筆者以Office 2003軟體為例,來比較一下相同內容的文件,Office 2003的檔案容量與Office 2007的檔案容量,以及使用Office 2007軟體將Office 2007格式的檔案轉換成舊版Office軟體可以相容的檔案格式之後,彼此之間的容量大小差異。

首先看到的是Word,使用Word 2003軟體製作的測試檔如下,檔案的容量大小約為1.04MB。



下圖是使用Word 2007製作相同內容的測試檔,這裡筆者選擇的文件儲存方式有兩種,第一種是標準的Word 2007文件的儲存格式(下圖最上面的選項),第二種則是儲存為Word 97-2003完全相容的檔案格式。



如下圖所示,右邊是儲存為標準Word 2007檔案格式的檔案內容,檔案的容量大小約為907KB;而左邊則是儲存為Word 97-2003完全相容的檔案格式的檔案內容,檔案的容量大小約為1.05MB,跟使用Word 2003軟體製作的測試檔的檔案容量大小差不多,看來Word 2007的檔案壓縮功能對於讓檔案的容量變小確實可以達到一些效果。



接著看到的是Excel,在Excel 2007中,筆者選擇的文件儲存方式也是有兩種,第一種是標準的Excel 2007文件的儲存格式(下圖最上面的選項),第二種則是儲存為Excel 97-2003完全相容的檔案格式。



下圖中間的檔案是Excel 2003的測試檔,容量大小約為1.66MB;同樣的內容使用Excel 2007儲存為標準Excel 2007的檔案格式之後,檔案的容量壓縮到只有約615KB,效果相當不錯;而使用Excel 2007儲存為Excel 97-2003完全相容的檔案格式之後,檔案的容量竟然變大到約2.56MB,有點誇張~



接著看到的是PowerPoint,筆者在PowerPoint 2007中選擇的文件儲存方式同樣也有兩種,也是標準的PowerPoint 2007文件的儲存格式(下圖最上面的選項)以及儲存為PowerPoint 97-2003完全相容的檔案格式。



下圖中間的檔案是PowerPoint 2003的測試檔,容量大小約為695KB;同樣的內容使用PowerPoint 2007儲存為標準PowerPoint 2007的檔案格式之後,檔案的容量壓縮到約504KB;而使用PowerPoint 2007儲存為PowerPoint 97-2003完全相容的檔案格式之後,檔案的容量約為583KB,比PowerPoint 2003的測試檔容量也小了不少。


PS:以上的圖片內容有個人隱私的部分,筆者都有做一些處理,敬請各位網友見諒!


結語

雖然說文件的內容複雜度可能會影響到實際儲存檔案的容量大小,不過就上面"Office 2007檔案容量的簡單比較"來看,不論是Word 2007、Excel 2007或者是PowerPoint 2007,以"標準格式"來儲存檔案都可以讓檔案的容量縮小許多,可見Office 2007新檔案格式的"壓縮檔案"功能對於讓使用者所製作的Office 2007文件儲存檔案之後的容量變小,的確有相當顯著的效果。至於Office 2007本身的優缺點,這有些是見仁見智的問題,這裡就不予以討論囉!

如果網友們看了以上的分享之後覺得還不錯的話,不妨到微軟的網站上下載"Office 2007檔案相容性套件",除了可以減輕自己常常需要幫別人轉換Office 2007檔案格式的額外工作之外,也可以幫助還在使用舊版Office軟體的親朋好友或是公司裡面的美眉們,從此解決Office 2007檔案格式不相容的困擾(不用再請客戶將Office 2007檔案轉換成舊版Office軟體可以相容的檔案格式了)。

另外,如果網友想要更瞭解"Office 2007檔案相容性套件"的一些細節的話,建議您可以到前面提過的"Office 2003與2007立即大團圓"的專屬網頁)中查看喔!最後再補上一點,筆者在發文前又找到一個"Office 2007檔案相容性套件"可以直接下載檔案的連結如下,想直接下載檔案的網友就點選下面的連結吧~


"Office 2007檔案相容性套件"的檔案下載:請按這裡


謝謝大家的觀賞~~