大約在兩個星期之前,筆者接獲一項新的任務:要試用IBM新推出的Lotus Notes 8.5軟體,雖然Lotus Notes軟體之大名筆者早有耳聞,不過由於以往的工作領域從來跟這套軟體沒有相關過,所以筆者對於Lotus Notes軟體可以說是完完全全的初學者,這項任務的困難度可想而知自然是相當艱辛。幸好筆者後來有約到對於Lotus Notes軟體比較熟悉的廠商資深人員,經過一番短暫的指導之後,再加上這幾天筆者實際操作Lotus Notes 8.5軟體的體驗,現在就來跟各位網友分享一些心得。(其實還蠻像上課之後的心得分享~

簡單來講,如同本篇分享文的標題所述,Lotus Notes 8.5是一個整合企業協同工作的軟體平台,雖然說單機也是可以操作,不過真正要能夠發揮Lotus Notes軟體的優點,還是必須得在(足夠)多人的環境之下使用,不然以一般個人使用的Windows環境,或是最近相當熱門的一些雲端服務,個人認為其實都比Lotus Notes軟體要更為簡單易用。

以企業用戶來說,由於可以建立自己的Lotus Notes/Domino伺服器,所以對於企業內部的訊息傳遞以及開發的協同合作應用程式,Lotus Notes是一個可靠、可擴充且具備高度安全的整合性軟體平台。除了原有的安全性、工作流程以及內容管理等整合應用服務之外,新的Lotus Notes 8.5更簡化了Web應用的開發流程,讓使用者可以更輕鬆地建立部落格、討論區、Wiki知識管理庫、TeamRoom專案協作平台...等Web 2.0的應用;並且在操作介面部分也設計得更簡潔、具親和力,讓使用者可以有更好的使用體驗。
(好啦!我知道很像在上課,但還是忍耐一下,別睡著了喔!




Lotus Notes 8.5軟體安裝與操作介面

由於筆者這次只有拿到Lotus Notes 8.5 用戶(Client)端軟體,並沒有伺服器(Server)端、甚至是Designer開發工具,所以只能夠就Lotus Notes 8.5用戶端軟體本身的操作介面、試用體驗來與網友們做一下分享。另外,這次筆者在試用Lotus Notes 8.5軟體的時候,有將這套軟體分別安裝在兩部筆記型電腦上面,一部是採用Vista作業系統,另一部是採用微軟最新的W7作業系統(順便試試看軟體的相容性),因此下面的截取圖片在使用者名稱以及一些Windows視窗的配色部份網友們可能會看到有些不一樣的地方,這點還要請多多包涵哩~


如上圖所示,Lotus Notes 8.5用戶端軟體因為有安裝精靈的導引,再加上步驟式的安裝程序與一般的Windows軟體並沒有太大的差別,所以安裝過程還蠻簡單的。比較特別的應該算是「選擇要安裝的程式功能」,下圖是預設會安裝的程式功能(展開前與展開後),選擇不安裝的程式功能就會以紅色的"X"來表示,簡單明瞭。


筆者在第一次安裝Lotus Notes 8.5用戶端軟體的時候(採用Vista作業系統的筆記型電腦),是選擇上圖的預設值來進行安裝(因為筆者完全沒經驗),但後來在試用例如Office檔案(Word、Excel)的開啟/編輯功能時,卻發現其實上圖的預設值並沒有安裝Lotus Symphony個人辦公軟體套件(以及一些其他會用到的功能),所以只好再重新安裝一次囉(主要是為了截取下圖的"所有程式功能都選擇安裝畫面"來跟上圖的預設值做個比較)!


如果使用者是選擇預設值的程式功能來進行安裝的話,安裝完畢Windows桌面上只會出現Lotus Notes 8.5的捷徑圖示,而下圖則是包含Lotus Symphony個人辦公軟體套件一併選擇安裝之後,Windows桌面上所建立的四個捷徑圖示,除了Lotus Notes 8.5之外,其他三個分別是對應Office的Word、Excel以及PowerPoint等三種文書處理功能(後面會有實際的操作視窗畫面)。


第一次啟動Lotus Notes 8.5用戶端軟體,免不了還是要做一些設定。


Domino伺服器、其他郵件伺服器、新聞群組與名錄伺服器的配置說明~


在下圖的"使用者資訊"視窗中,一般的企業用戶應該都會擁有自己的Lotus Notes/Domino伺服器,所以員工需要輸入正確的"使用者名稱"、Domino伺服器名稱,然後再勾選"我要連到"Domino伺服器",這樣才能夠使用一些必須連接到伺服器才能夠執行的相關功能。


如果使用者需要使用到其他的網際網路郵件伺服器、新聞群組伺服器、名錄伺服器、Internet Proxy伺服器...等功能的話,在下圖的"其它的服務"視窗中就可以再做選擇與設定。


所有的設定都做完之後,就可以看到如下圖的Lotus Notes 8.5用戶端軟體啟動畫面(往後開啟Lotus Notes 8.5用戶端軟體也都會看到下圖的啟動畫面)。


下圖就是Lotus Notes 8.5用戶端軟體的主操作視窗畫面,由於筆者完全沒有試用過先前的Lotus Notes 8、7...等舊版軟體的經驗,所以對於8.5版的操作介面設計有沒有更簡潔、更具親和力呢?其實還蠻難體會的(個人的感覺是跟一般的Windows軟體差不多),這點還要請有相關使用經驗的大大們來幫忙分享一下了。


在上圖的"開始使用"操作視窗中,有淺藍色"!"的功能項目只要使用者將滑鼠游標移動到該項目上面,就會像下圖一樣,跳出該項目的說明視窗,使用者可以先在此瞭解一下Lotus Notes 8.5用戶端軟體的一些主要功能。(下圖是"開啟按鈕"與"工具列搜尋"的說明視窗)


郵件、日曆、聯絡人以及Symphony個人辦公軟體套件等功能的說明~


側邊工具列的Sametime聯絡人、Activities、行事曆以及訊息饋送等功能的說明~


上面的"開始使用"操作視窗嚴格來說,只能算是一些功能項目的說明,真正要"開始使用"Lotus Notes 8.5用戶端軟體的各項功能,還是要切換到"首頁"操作視窗才行(不然就是使用操作視窗左上方的「開啟」功能按鈕)。下圖是筆者第二次安裝Lotus Notes 8.5用戶端軟體(選擇全功能安裝)之後的"首頁"操作視窗畫面,由於有選擇Symphony個人辦公軟體套件一併安裝,所以下圖的中間右邊位置才會出現文件、簡報以及試算表等三個功能選項。


如果安裝Lotus Notes 8.5用戶端軟體時沒有選擇連同Symphony個人辦公軟體套件一併安裝的話,那就會像下圖一樣,只會有郵件、日曆、聯絡人、待辦事項以及記事本等五個基本的功能選項了。另外,如果點選上方工具列與中間操作功能區之間的"按一下此處以取得「首頁」選項"的話,那就會再往下拉出另一個功能列(請參考下圖的對照動畫)。


在上圖往下拉出的功能列中,使用者可以進行"設定記事本"。


也可以在"目前首頁選項"中,選擇"基礎"(預設的配置狀態)、"基礎與日曆"、"我的工作"以及"基礎附加"等四種不同的"首頁"配置方式,甚至也可以"建立新的首頁"喔!


"基礎與日曆"的"首頁"配置~


"我的工作"的"首頁"配置~


"基礎附加"的"首頁"配置~(由於筆者沒有選擇連接到伺服器,所以下圖的信箱與日曆都是顯示檔案不存在。)


下圖是選擇功能列中最左邊的"返回第一次設定"的視窗畫面,使用者可以在這裡建立自己專屬的"首頁"配置方式,也可以參閱一下Lotus Notes 8.5的一些新增功能。


下面兩張圖是有沒有選擇連同Symphony個人辦公軟體套件一併安裝的「開啟」功能表之比較,有選擇安裝的話就會像左下圖一樣,多出Lotus Symphony文件、簡報以及試算表等三個功能選項。



下圖是"首頁"操作視窗上方的九個下拉式功能選單的切換動畫,如果是在"開始使用"的操作視窗中,則是會少了編輯、動作以及文字等三個下拉式功能選單。


接著看到的是"喜好設定"的視窗畫面(在"檔案"的下拉式選單裡面),如下圖所示,使用者在這裡可以進行的設定項目非常地多,不過這裡主要是針對Lotus Notes 8.5軟體本身的一些功能與配置(例如字型、工具列、視窗和佈景主題...等)來做設定;而使用者所建置的一些應用程式功能如果也想要更改一些細部的設定或配置的話(Lotus Notes 8.5軟體有提供一些範本),那就得要使用Designer開發工具才行了。


Sametime聯絡人是一個提供使用者方便與同事、客戶...等進行聯絡、溝通的工具,使用上類似時下流行的MSN、Yahoo Messenger...等即時通訊的軟體,所以在下圖的"Sametime"設定中,可以看到這裡的設定選項跟MSN的"工具/選項"有點類似。不過一般在使用MSN、Yahoo Messenger...等即時通訊軟體的時候,使用者可以選擇是否要在自己的電腦上儲存通訊的訊息,而Sametime聯絡人功能的通訊記錄都會被儲存在Sametime伺服器上面(通常由企業自行建置),所以如果是平常的聊天、八卦...等,還是使用MSN、Yahoo Messenger...等即時通訊的軟體就好,公事的聯絡、洽談部分再使用Sametime聯絡人功能囉!


下圖是"喜好設定"裡面另外一些可以展開來的設定功能選項~


再來看到的是"檔案"下拉式選單裡面的"使用者安全性"設定視窗,筆者將這裡(個人認為)比較重要的一些設定頁面做成GIF動畫,網友們可以參考一下。


針對電子郵件部分,使用者還可以進行郵件加密與簽名警告等細部設定。



基本功能簡單試用

接下來要針對Lotus Notes 8.5用戶端軟體所提供的聯絡人、記事本...等基本功能來進行簡單的試用~(如同前述,由於筆者這次並沒有選擇連接到伺服器,所以例如郵件、日曆...等部分功能都只會顯示檔案不存在,筆者就不截圖了。另外,下面的圖片筆者都是使用"基礎"的"首頁"配置方式來進行截取的。)

下圖是聯絡人的操作視窗,這裡的左邊可以選擇"我的聯絡人"、"最近的聯絡人"、"群組"、"依種類"、"依公司"、"生日&週年紀念日"等排序方式。


新增聯絡人的資料輸入畫面~


除了可以自己手動新增聯絡人的資料之外,如果Domino伺服器上面已經有儲存使用者所需要的聯絡人資料的話,那當然是從Domino伺服器上面來新增聯絡人會比較方便囉!


下圖是記事本的操作視窗,這裡的左邊可以選擇"所有項目"、"依種類"、"依項目日期"等排序方式。


由於在上圖的操作視窗左邊可以選擇不同的排序方式,所以在下圖的新增"記事本項目"輸入畫面中,使用者可別忘記要輸入項目日期、種類等相關資訊喔!


新增"記事本項目"之後,回到記事本的操作視窗中,由下圖可以看到點選某一筆"記事本項目",下半部的視窗就會出現該筆"記事本項目"的預覽畫面。(個人覺得這裡的記事本功能主要重點在於分類管理,使用者只要按照新增"記事本項目"輸入畫面中指定的欄位來輸入相對應的資訊,以後就可以很方便地尋找過往所記錄的記事本資料了。)


接著看到的是Symphony個人辦公軟體套件,這個套件所提供的文件、簡報以及試算表等三大功能的操作介面,個人覺得跟OpenOffice還蠻像的,只不過將部分的功能配置移動到操作介面的右方囉~


Lotus Symphony文件功能的操作畫面


Lotus Symphony簡報功能的操作畫面


Lotus Symphony試算表功能的操作畫面

在廠商所提供的參考資料中,有說明Symphony個人辦公軟體套件可以打開及編輯微軟Office 2000/2003的檔案,可以匯入微軟Office 2007的檔案,下圖是Symphony文件功能可以儲存的檔案格式,廠商的參考資料中還有提到可以匯出成PDF格式的檔案;此外,Symphony個人辦公軟體套件也支援了ODF(ISO 26300標準),可以確保文件格式不會被單一工具所壟斷。而且由於Symphony個人辦公軟體套件是免費內附的,所以企業可以節省一些非必要採用微軟Office軟體套件的預算。


下圖是側邊工具列的Sametime聯絡人、Activities、行事曆以及訊息饋送等功能的展開畫面,由於筆者並沒有可供登入的Sametime伺服器,所以下圖右邊的Sametime聯絡人視窗中是一片空白;不過筆者在廠商資深人員的筆記型電腦上所看到的Sametime聯絡人視窗畫面,其實就跟MSN很像,也可以設定群組分類等。


除了上述的功能之外,如下圖所示,在Lotus Notes 8.5用戶端軟體主操作視窗的右上方還可以看到設置了一個搜尋列,打開下拉式選單便可以針對"所有郵件"、"所有日曆"、"所有聯絡人"等來進行搜尋;並且也可以在這裡直接使用Yahoo或是Google搜尋,以及檢視最近的搜尋、使用進階搜尋功能等。



應用程式簡單實作

以上的聯絡人、記事本、...等功能,甚至是Symphony個人辦公軟體套件,個人覺得真的就只是Lotus Notes 8.5軟體的"基本"功能,而真正會讓使用者感覺有比較不一樣的地方,是在於針對使用者的各種不同需求而開發的新應用程式,個人認為這也才是Lotus Notes軟體的真正價值所在。

要建立一個"新應用程式"的程序還蠻簡單的(其實是去請教過廠商資深人員之後才覺得原來還蠻簡單的啦),只要在"檔案"下拉式選單中選擇"應用程式/新增",然後就可以看到如下圖的新應用程式視窗畫面。這裡的下方"範本"視窗中,可以看到Lotus Notes 8.5用戶端軟體預設新增加的範本一共有三個:文件圖書館、討論以及郵件,如果使用者勾選"顯示進階的範本"的話,就可以看到更多由Lotus Notes 8.5用戶端軟體所提供的"範本"了。


使用者可以針對應用程式所用到的資料庫來選擇加密功能~


更進階的資料庫設定選項~


接著筆者就來實作一個簡單的"討論園地"功能!
如下圖所示,先指定好伺服器的所在位置(筆者只有"本端"可以選擇),輸入標題以及檔案名稱,然後在"範本"視窗中選擇"討論"(加密與進階資料庫選項筆者都是使用預設值),再按"確定"就可以了。(因為有提供"範本",所以很簡單吧!


關於討論園地的應用程式功能說明~


下圖就是筆者所製作的"mobile01web"討論園地的主操作視窗畫面(由"範本"所提供)~不知道各位網友有沒有發現,其實像上面的聯絡人或記事本,或者是這裡的討論園地,操作視窗的基本架構設計可以說是非常的雷同,而這也算是Lotus Notes軟體的一大特色,方便使用者快速上手各種功能。


一開始的"討論園地"當然是空空如也,所以就來新增一個新主題吧!在種類的部分使用者可以輸入關鍵字來作分類。(下圖是不是跟上面的新增記事本項目很像呢?


輸入完主旨、種類(可以直接點選事先已經建立好的"關鍵字")以及內容之後的新主題~


回到"mobile01web"討論園地的主操作視窗畫面,如下圖所示,使用者也可以打開下方的預覽視窗來檢視某一個主題或是某一個討論的內容。(打開預覽視窗之後跟記事本的操作視窗真的很像吧~


只要權限夠的話,任何參與"mobile01web"討論園地的使用者都可以針對某一個主題或是某一個討論(請參考下面第二張圖)來進行回應;而在主操作視窗的左邊使用者也可以選擇"全部文件"、"依作者"、"依替代名稱"、"依種類"、"依作者設定檔"等排序方式,因此可以很方便地檢視各種討論主題。(也可以在操作視窗的右上方搜尋列中直接輸入想要進行搜尋的關鍵字)



再來新增另一個主題!(不過"好吃的午餐店"跟"mobile01web"應該沒有直接的相關吧~


下圖就是"全部文件"與"依種類"等兩種不同排序方式的切換動畫~


關於應用程式的另一個重點是"存取控制",同樣在"檔案"下拉式選單中選擇"應用程式/存取控制",然後就可以看到如下圖的"存取控制清單"視窗畫面。


在「基本」設定頁面中,使用者可以在"人員、伺服器及群組"的下拉式選單裡面,選擇要顯示的是"管理者"、"設計者"、"編輯者"、"作者"、"讀者"、"儲存者"、"沒有權限"或是"顯示全部"(預設)。在"存取權"的下拉式選單裡面,使用者可以為每一個人員、伺服器或是群組來指定"管理者"、"設計者"、"編輯者"、"作者"、"讀者"、"儲存者"或"沒有權限"等七種存取權等級,每一個存取權等級裡面還有提供一些細部項目讓使用者可以針對一些特別的用戶來進行專屬的存取權設定。而在"類型"的下拉式選單裡面,使用者則是可以將"存取控制清單"中的"使用者名稱"指定為"人員"、"伺服器"、"混合式群組"、"個人群組"、"伺服器群組"或是"未指定"等。


除了存取權、類型的設定之外,使用者還可以在「角色」的設定頁面中,自行增加一些"角色"名稱。


然後在「基本」設定頁面中,就可以再將"使用者名稱"指定為某一種"角色",以方便管理與辨識。


有效存取權的視窗畫面~(點選上圖中間下方的"有效存取權"按鈕)



Lotus Notes/Domino 8.5的效益

以上就是筆者針對Lotus Notes 8.5用戶端軟體的操作介面與試用一些功能的體驗分享!
而每一套軟體的新版本推出,總是會有一些新增加的功能與效益分析(不然廠商幹嘛要推出新的版本),不過這部份筆者只能夠引用廠商所提供的一些參考資料,讓有使用過先前版本Lotus Notes軟體的網友們來做一下評估,所以如果你/妳是像筆者一樣,對於Lotus Notes軟體是完完全全的初學者的話,那就可以直接跳到最後面的"心得分享"囉!
註:以下的圖片全部都是取自廠商所提供的參考資料。

1. Notes/Domino 8.5版的I/O效能比起Notes/Domino 8版提升14%~61%,所以單台伺服器可以容納更多的使用者,企業因此便可以節省採購伺服器的數量與成本。

2. Notes/Domino 8.5版擁有新的資料庫壓縮技術(文件內文壓縮與資料庫設計壓縮),因此可以節省儲存空間以及I/O。




3. 全新的Domino Designer 8.5版採用市面上目前相當熱門的Eclispe作為底層平台,舊版的Domino應用程式100%可以在新版本的Domino Designer中編譯,並且也加入了XPages功能,讓使用者可以快速地開發Web應用系統。




4. Notes/Domino 8.5版提供Notes ID集中化的管理機制,當使用者忘記密碼的時候,可以由自動機制讓管理員或是使用者本人重新設定密碼;萬一使用者ID損毀或遺失,又或者是要更改名稱的時候,可以迅速補發Notes ID給使用者。


5. 新的Domino配置調整器(DCT)可以支援Domino 7.0.x版,會自動針對Domino伺服器提供設定建議(效能、安全性、穩定性...等),並且管理員也可以在自己的Client端上直接執行所有伺服器的健檢報告。




6. Notes 8.5內附免費的Lotus Symphony個人辦公軟體套件,同時Notes Client 8.5與Domino Server也都可以支援Linux平台。


體驗分享

在筆者向廠商資深人員請教的時候,最令筆者印象深刻的是一個為"搭計程車"所開發的應用程式(可惜沒有辦法截圖來跟網友們分享實際的操作畫面)。搭計程車對於許多上班族而言,實在是再平常不過的一件事了,不過每當要向公司的會計部門申請車資的時候,應該有不少人都曾經發生過一些例如忘記拿收據、車資超過公司規定的額度...等瑣碎的小困擾吧!

而在該公司的"搭計程車"應用程式中,公司已經有預先洽談好的幾家合作計程車行(可以一併談優待價),員工要出門之前只要先開啟"搭計程車"的應用程式(計程車單),將裡面的一些基本資料例如員工編號、搭計程車事由、啟程地點與目的地...等資料先填妥,然後打電話給合作的計程車行確認車號,將整份"計程車單"列印出來;接著在搭計程車到達目的地之後填入金額並簽名,將計程車單交給司機繳回車行,回到公司之後再把車資...等資料填入原本的"搭計程車"應用程式(計程車單),填完之後傳給主管進行審核(該公司有設計審核時間的提醒功能,以避免主管因為事情太忙而忘記審核),審核通過的"搭計程車"應用程式(計程車單)就會傳送一份到會計部門,一份給原申請員工來存查。而當計程車行憑"計程車單"向會計部門請款的時候,雙方就可以很容易地進行比對確認了。(可能筆者描述得有一點複雜,不過實際觀看廠商資深人員操作"搭計程車"應用程式(計程車單),還真是蠻簡單的!)

以"搭計程車"這樣一件小事來說,利用該公司所開發的"搭計程車"應用程式之後,員工出門搭計程車可以不用再自己先掏腰包代墊車資,並且人、事、時、地、物等都清楚地記錄在"計程車單"上面,一來可以方便公司的管理人員進行審核與掌控計程車資的預算,二來也可以避免不肖的人員浮報計程車資,三來由於是公司合作的計程車行,同時在搭計程車之前也有先紀錄車號,婦女員工可以更安心地搭乘計程車了。

平心而論,對於筆者這樣一個Lotus Notes軟體完完全全的初學者而言,還是要有實際的應用程式案例才有辦法體會Lotus Notes軟體的好處,如果只是像前面一樣,單純地操作Lotus Notes軟體的話,那還真是應了"外行人看熱鬧"這句俗話。(筆者一開始就是

而誠如一開始所說的,Lotus Notes/Domino是一個整合企業協同工作的軟體平台,一般小型公司可能會覺得購買時下流行的一些雲端服務就夠用了,而且也不用負擔開發/管理人員、伺服器的購置與維護...等成本;不過對於中、大型企業來說,雲端服務的使用安全性始終是一個沒有辦法自己掌握的考量點,而且企業有許多部門(或是對客戶)可能也會需要專屬該部門或是某一些有合作關係部門的"客製化"功能,這也是一般的雲端服務比較難以做到的部分。所以像Lotus Notes/Domino這樣一個可以連結人才與資源,將企業轉化為社群,讓潛藏的資源浮上檯面並且一同集思廣益、發揮創意的軟體平台,還是蠻值得審慎地評估是否有進行投資的必要性。


後記

這幾天廠商的資深人員有提供官方放在YouTube網站上的幾段影片給筆者參考,雖然是英文版,不過有中文字幕,筆者看過之後覺得還蠻不錯的,所以就把這幾段影片補充在後面,不管你/妳是Lotus Notes軟體的老手還是新手,有時間的話不妨參考一下喔!

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