說到畫流程圖,那還真的是滿久遠之前的事了,記得應該是念大學的時候,教授出了一些作業要大家用流程圖畫出來,接著筆者就跟室友們一同到文具店買了一把上面有正方形、長方形、菱形、橢圓形...等各種形狀圖案的尺,然後大家就開始研究流程圖應該要怎麼畫?正方形、菱形、橢圓形...等符號要用在那個位置...

出社會之後,經過朋友的分享,才知道原來微軟也有出畫流程圖的軟體:Visio,當時(好幾年前)雖然有小小地試用一下,不過因為工作上一直都沒有畫流程圖的需求,所以也就漸漸地淡忘了。而最近,筆者看到微軟推出了新的Visio 2010 Beta版讓有興趣的使用者可以免費下載試用,在好奇心的驅使之下(因為號稱史上最大的改版嘛),所以就到微軟Visio 2010 Beta版的相關下載網頁中,將軟體下載回來試用。


軟體下載與安裝

一開始要下載Visio 2010 Beta版軟體的時候,筆者原本以為程序應該很簡單(說穿了其實是還蠻簡單的啦),不過實際上卻遇到了一點小曲折,請聽筆者娓娓道來。


上圖就是微軟Visio 2010 Beta版軟體的下載網頁,這裡的左上角有下拉式選單可以選擇語言,不過目前還沒有繁體中文的選項,所以筆者是選擇英文。然後在語言下拉式選單的下方有一個"Sign In"的圖示,點選之後會來到如下圖的登入頁面,使用者必須要在這裡輸入Windows Live ID的帳號與密碼。


Windows Live ID的帳號與密碼驗證過之後,會來到如下圖的下載頁面(下圖的右上角可以看到原本的"Sign In"圖示變成"Sign Out"了),目前微軟提供免費下載試用的軟體不只是Visio 2010 Beta版,也包含了Office 2010 Beta版以及Project 2010 Beta版,不過筆者這次的目標是Visio 2010 Beta版,所以就將網頁拉到最下面,選擇Visio 2010 Beta版軟體來下載吧!


針對Visio 2010 Beta版軟體,現在微軟有建置一個繁體中文的網頁介紹(這裡也有附上軟體的下載網頁連結),其中在Visio 2010軟體的版本部分,目前提供的有Visio Standard 2010、Visio Professional 2010以及Visio Premium 2010等三種版本,網頁裡面有各個版本的一些說明(請參考下圖),其中的Visio Premium 2010是微軟現在正在提供試用的"Visio 2010 Beta版"軟體。
註:雖然實際上微軟目前提供下載試用的是Visio Premium 2010 Beta版,不過為了方便起見,本篇分享文主要是以Visio 2010 Beta版來稱呼。


回過頭來到Visio 2010 Beta版軟體的下載頁面,在下圖的左邊可以看到有一個下拉式的語言選單,不過目前還是一樣沒有提供繁體中文的語言選擇,所以筆者繼續選擇英文版來試用(除非有網友想要嘗試一下簡體中文版)。


接著就來到如下圖的頁面,這裡就是筆者在前面所說「遇到了一點小曲折」的地方。其實這裡要輸入的資訊還蠻簡單的,就是針對前面登入的Windows Live ID帳號(Mail帳號)來輸入相對應的First name、Last name以及所在的國家/地區,本著愛台灣的精神,筆者在這裡當然是選擇"Taiwan"啦!想不到,接下來卻出現First name與Last name錯誤的訊息,筆者回到Windows Live的網站上查詢並確認當初設立帳號時所登記的First name與Last name,後來也把First name與Last name對調輸入來試試看,結果都是一樣會出現First name與Last name錯誤的訊息...


就在筆者快要放棄的時候,一位好友告訴筆者他下載成功了,同樣的問題他也有遇到,而後來他解決的方式是在"Country/Region"的下拉式選單中選擇"United States",結果就可以下載了。經過與好友的一番討論之後,個人覺得應該是因為目前微軟還沒有提供繁體中文的Visio 2010 Beta版軟體可以下載試用,所以才會導致選擇"Taiwan"會出現First name與Last name錯誤的訊息。既然如此,筆者就來試試看選擇其他的國家/地區會是怎樣呢?筆者選擇了香港,結果真的可以通過驗證,會如同下圖一樣,產生一組Visio 2010 Beta版軟體試用的產品金鑰給使用者,並且也會發送一封內含相同產品金鑰的Mail到前面登入的Windows Live ID帳號(Mail帳號)裡面,而在下圖中點選綠色的DOWNLOAD NOW功能鈕的話,就可以開始下載Visio 2010 Beta版軟體了。
(如果有大大可以選擇"Taiwan"成功下載的話,再麻煩分享一下輸入程序,筆者在此先說聲謝謝啦!


經過小小的曲折之後,開始來下載Visio 2010 Beta版軟體吧!個人覺得下載速度還蠻快的~


Visio 2010 Beta版軟體下載完畢之後,開始來進行安裝囉!開啟安裝程式,第一個看到的是如下圖的產品金鑰輸入視窗。


輸入正確的產品金鑰之後,右邊的"Continue"按鈕才會"亮起"讓使用者可以點選。


再來使用者要勾選同意微軟的軟體使用條款~


Visio 2010 Beta版軟體的安裝方式有兩種選擇,如果是對應到繁體中文的話,個人認為"Install Now"應該算是標準安裝或是預設安裝,而"Customize"則是自訂安裝。


在上圖中選擇"Customize"選項的話,就會來到如下圖的視窗畫面,使用者可以在這裡針對Visio 2010 Beta版軟體的細部安裝選項來做設定。


下圖就是Visio 2010 Beta版軟體安裝成功之後會出現的視窗畫面~



基本畫流程圖操作

第一次開啟Visio 2010 Beta版軟體的時候,會出現如下圖的線上啟用視窗,如果使用者在這裡選擇不啟用的話,之後每次開啟Visio 2010 Beta版軟體都會再出現這個啟用視窗,而且試用的時間也會被限制在只有30天喔!


接著會再出現如下圖的選擇視窗,基本上個人認為選擇最上面的"使用建議設定"就可以了。(這裡只需要設定一次就可以)


噹噹噹...Visio 2010 Beta版軟體的主操作視窗現身囉!(這次筆者用來安裝Visio 2010 Beta版軟體進行試用的電腦/筆記型電腦是搭載Vista作業系統)
整體的操作介面有沒有變得比較美觀、簡潔有力、更好用呢?坦白說,筆者也不是很清楚,因為之前的試用經驗已經是很多年前的事了,當時的記憶已經非常模糊,所以這次筆者是以一個完全初學者的角度來分享Visio 2010 Beta版軟體的試用體驗。


上圖是以一個新檔案的方式來開啟Visio 2010 Beta版軟體,所以整個操作視窗的中間位置可以看到提供了八種"範例類別"讓使用者自行挑選,而下面四張圖則分別是Business、Engineering、Maps and Floor Plans以及Sample diagrams等所提供的各種範例,使用者選擇其中一種範例就可以開始畫流程圖了。


Business所提供的各種畫流程圖範例


Engineering所提供的各種畫流程圖範例


Maps and Floor Plans所提供的各種畫流程圖範例


Sample diagrams所提供的各種畫流程圖範例

在Visio 2010 Beta版軟體的主操作視窗上方,一共有File、Home、Insert、Design、Data、Process、Review以及View等八種功能頁面可以進行切換,如果使用者是以一個新檔案的方式來開啟Visio 2010 Beta版軟體的話,除了在File功能頁面可以看到如上面四張圖的各種"範例類別"之外(總共有八種),切換到其他的七個功能頁面則只會看到空白的視窗;如果使用者是以一個既有的檔案來開啟Visio 2010 Beta版軟體的話(開啟軟體之後會進入到"Home"功能頁面),那就會像下面的gif動畫圖一樣,每個功能頁面的各項功能就可以開始使用了,而且上面看到的提供八種"範例類別"的File功能頁面(需要點選"New"功能鈕才可以再看到"範例類別"),內部的功能選項也會變成與檔案存取相關的功能選項了。


開始來畫流程圖吧!
一開始筆者傻傻的,選擇好一種"流程圖範例"之後,就一個圖形、一個圖形,一條線、一條線慢慢地畫。如下圖所示,畫圖形的時候會出現橘黃色的"參考線"讓使用者可以方便地調整圖形的擺放位置。


如果一個頁面不夠畫的話,將滑鼠游標移動到最靠近頁面邊緣的圖形上面,該圖形的周圍會出現如下圖的淺藍色三角形箭頭,再將滑鼠游標移動到需要延伸頁面的三角形箭頭上面(以下圖而言,是往右方向的三角形箭頭),接著Visio 2010 Beta版軟體就會自動跳出一個新的延伸頁面讓使用者可以繼續往下畫流程圖了,而且新的頁面與一開始畫流程圖的頁面也是相連的喔!


為什麼上面說「一開始筆者傻傻的」呢?因為筆者後來發現,只要將滑鼠游標移動到任何一個圖形上面,該圖形的周圍便會出現跟上圖一樣的淺藍色三角形箭頭。


然後將滑鼠游標移動到任何一個淺藍色三角形箭頭上面,在該三角形箭頭所指的方向便會出現一個有預設圖形的小選單讓使用者挑選,挑選好之後不僅該圖形就畫好了,連"方向線"也都一併畫好,真的是很方便。不過呢,如果有預設圖形的小選單裡面的圖形不是使用者想要的話,那還是得選用圖形、再畫線囉!


如果使用者在畫好流程圖之後,突然發現某兩個圖形中間缺少一個流程的話,只要利用滑鼠先點選需要插入的流程圖形,將該圖形拖拉到需要插入的兩個圖形中間,然後放開滑鼠按鍵,你/妳會發現,Visio 2010 Beta版軟體已經將該圖形以及前/後的"方向線"都一併畫好了,請參考下面的gif動畫圖,而且如果插入的圖形會導致整個流程圖跨出頁面的話,軟體也會自動延伸出一個相連的新頁面喔!


如果使用者所畫的流程圖在經過一些增加、刪除圖形的程序之後,各圖形的位置已經有點雜亂的話,例如下圖筆者所製作的例子,只要將滑鼠游標移動到Home功能頁面中上方的"Auto Align & Space"功能鈕,按一下滑鼠左鍵,接著你/妳會發現,那些雜亂的圖形位置就會自動乖乖地列隊站好,讓整個流程圖畫面看起來變得很清爽喔!


不過筆者多試幾次之後,發現"Auto Align & Space"功能也不一定會讓雜亂的圖形位置移動到使用者心目中所想要的最佳位置,例如下圖是筆者故意將某幾個圖形移動到離主程序比較遠的位置,然後按"Auto Align & Space"功能鈕所得到的結果。不過不管如何,"Auto Align & Space"功能鈕是一個可以讓流程圖畫面變得"比較"清爽的功能,只是偶而可能需要在按"Auto Align & Space"功能鈕之後,使用者還是得要自己手動調整某些圖形的位置,這樣才能夠得到心目中"最"清爽的流程圖畫面囉!


在畫流程圖的時候,筆者發現流程圖是可以旋轉的喔!只要先使用滑鼠圈選想要進行旋轉的區域,例如下圖的例子,圈選好之後整個區域的外圍會出現一個水藍色線的外框,在這個外框的上方中間位置有一條縱向的水藍色線條,這一條應該算是旋轉的基準線,將滑鼠游標移動到這一條基準線在外框外面的水藍色小圈圈上面,滑鼠游標會變成一個可以旋轉的符號,然後按住滑鼠左鍵就可以開始旋轉囉!


這個旋轉功能是依照使用者圈選的區域而定,所以不只是整張流程圖都可以旋轉,單一的圖形自然也是可以旋轉的。而且使用者如果圈選的區域在旋轉之後會跨出頁面的話,軟體也是會自動延伸出一個相連的新頁面喔!(請對照上面與下面的gif動畫圖)


此外,如果使用者畫的流程圖已經有點龐大,而且有部分的程序是比較固定,或者是未來有另外開發的需要,這樣便可以利用"子程序"的功能來讓整個流程圖變得更簡單易懂。(個人覺得有一點像程式開發的"副程式"功能)


例如上圖的例子,先使用滑鼠圈選想要進行"子程序"功能的流程圖區域,接著點選"Process"功能頁面,然後再點選左邊數過來第三個:"Create from Selection"(全名是Create Subprocess from Selection)功能鈕,如此一來,剛剛圈選的"區域"就會變成一個"子程序"的圖形囉!


製作每一個子程序的時候,使用者必須要為該子程序命名,名稱最好是跟子程序的內容相關,這樣以後在觀看流程圖的時候(不管是給別人看或是自己看),才比較容易看得出子程序裡面是什麼樣的內容。


要快速觀看子程序的內容時,使用者可以先按住鍵盤的Ctrl按鍵,然後再按滑鼠左鍵,這樣就可以看到如下圖的子程序內容了。不過筆者也有發現,使用者製作的子程序實際上是以第二頁(Page-2)、第三頁(Page-3)、...的方式一直延續下去(一開始畫的流程圖是在Page-1),所以如果子程序的數量不多的話,其實可以直接點選"第幾頁"來觀看子程序的內容;不過如果子程序的數量很多的話,個人建議還是要使用「鍵盤的Ctrl按鍵+滑鼠左鍵」的方式來開啟子程序的內容,這樣比較不容易點錯。



輕鬆點幾下 讓流程圖看起來更美觀

上面只有黑/白兩種顏色的流程圖網友們看起來會不會覺得很單調呢?那麼就來點選"Design"功能頁面吧!
在"Design"功能頁面的上方中間位置,這裡預設有提供相當多種的圖形顏色與樣式可以讓使用者直接套用,下面三張圖是筆者套用其中三種顏色之後的效果,網友們可以先參考看看。




如果使用者覺得在"Design"功能頁面的上方中間位置的"預設"圖形顏色還不夠用的話,可以點選如下圖的"Colors"功能鈕,這樣就會跳出更多的"預設"圖形顏色來讓使用者套用喔!


在上圖的"Colors"設定頁面中,最下面有一個"Create New Theme Colors..."功能選項,點選之後會跳出如下圖的設定視窗,個人覺得這裡的"Colors"功能有點類似Windows佈景主題裡面的色彩,並且能夠更改的不只是圖形的顏色而已,包含"方向線"、陰影效果、顏色的漸層效果...等,都是可以自行設定的。


在上面的"Colors"功能鈕的下方,如下圖可以看到有一個"Effects"功能鈕,點選之後同樣會跳出一個內含很多預設圖示的選單,個人認為如果說"Colors"功能是用來變更流程圖的外觀色彩的話,那麼"Effects"功能應該算是用來變更流程圖的外觀樣式。


同樣的,在上圖的"Effects"設定頁面中,最下面也有一個"Create New Theme Effects..."功能選項,點選之後所跳出的設定視窗跟上面的"Colors"功能有點不太一樣,不過也是可以針對文字、"方向線"、陰影效果...等進行各種的設定。


除此之外,在"Design"功能頁面的上方工具列中,最右邊往左的第二個:"Backgrounds"功能區裡面,點選左邊的"Backgrounds"功能鈕之後,使用者就可以更改流程圖的背景效果;而右邊的"Borders & Titles"功能鈕則是用來更改標題欄的擺設樣式與效果。


至於在"Design"功能頁面的上方工具列中最右邊的"Layout"功能區,左邊的"Re-Layout Page"功能鈕可以用來改變整個流程圖的排列方向與形狀,下面兩張圖是筆者試用兩種選項的效果;而右邊的"Connectors"功能鈕則是用來更改方向線的"形狀",例如上圖可以算是直線"Straight Lines"或是有直角角度"Right Angle"的方向線,而下面兩張圖則算是曲線"Curved Lines"效果。




動態資料連結與檔案分享

在畫了流程圖並賦予它美美的外觀之後,接下來還可以再做什麼呢?坦白說,以筆者這樣一個對於Visio 2010 Beta軟體可以算是完全的初學者來說,本來也不是很清楚,但是後來在之前提過的Visio 2010 Beta軟體的繁體中文網頁介紹中,筆者有看到一個介紹短片,這個短片雖然是英語發音,不過卻有翻譯得還蠻有趣的繁體中文字幕;而同一個介紹短片雖然在YouTube網站上面也有(請參考下面的影片連結),但是後者就只有英語發音而沒有繁體中文字幕了。
按這裡檢視外部影片 (按這裡在新視窗中開啟影片)

參考過上面的Visio 2010 Beta軟體介紹短片之後,除了之前分享的一些基本畫流程圖操作方式之外,筆者還學習到兩項功能:動態資料連結以及檔案分享。要使用「動態資料連結」功能,使用者可以在Visio 2010軟體的主操作視窗中,點選上方的"Data"功能頁面,下圖是在"Data"功能頁面的上方工具列中,將滑鼠游標移動到"Data Graphics"功能鈕之後所出現的說明視窗,這部份的功能個人覺得有點小複雜,所以等一下再來看。


接著將滑鼠游標移動到"Data"功能頁面的上方工具列中,最左邊的"Link Data to Shapes"功能鈕。


點選"Link Data to Shapes"功能鈕之後就會跳出如下圖的Data Selector視窗,使用者在這裡可以讓流程圖的圖形放置即時的資料,而且資料還可以自動重新整理,讓顯示的流程圖資料隨時維持在最新的狀態之下,這裡可以選擇的自動連結到常見的來源檔案包含有Excel、Access、SharePoint Foundation Services、SQL Server以及其它的OLEDB或ODBC資料...等。


再來回到剛剛提過的"Data Graphics"功能,點選"Data Graphics"功能鈕之後會跳出如下圖的小視窗,由於是第一次使用,所以這裡一開始是沒有任何的功能圖示可以套用。


點選"Create New Data Graphic..."功能選項,下圖就是跳出來的"New Data Graphic"功能視窗,由於是第一次使用,所以這裡也是空空如也。


點選上圖左上角的"New Item..."功能鈕,然後在下圖的"New Item"功能頁面中,使用者就可以為所要設計的"Data Graphic"做一些設定了。


先在Data field以及Displayed as等兩個下拉式選單中選擇好所想要使用的功能選項(請參考上圖),然後依照使用者所選擇的Data field以及Displayed as選項之不同,接下來會出現的程序可能也會有點不一樣。以筆者在這裡所選擇的"Function"與"Icon Set"為例,選擇之後會再出現如下圖的"Style"下拉式選單,這裡也有提供多種圖形樣式可以讓使用者選擇;然後在下圖的右上方"Position"欄位中,使用者可以設定"Data Graphic"在流程圖的圖形中所要顯示的位置。


下圖就是筆者設定好的一種"New Item"~


設定好之後回到"New Data Graphic"功能視窗,如下圖所示,這裡就會出現剛剛設定好的"Function"功能選項了,而使用者如果想要對某個功能選項進行修改或是編輯的話,可以點選下圖上面的"Edit Item..."功能鈕。如果是在"Data"功能頁面中的話,則是要先點選"Data Graphics"功能鈕之後,再點選"Edit Data Graphic...",然後才會看到如下圖的功能頁面了。


下圖是筆者所設定好的兩種"New Item",然後套用在流程圖中的圖形效果,有沒有讓整個流程圖看起來更豐富或更生動呢?


畫好流程圖之後,接下來自然是要進行存檔的動作了。這裡要點選的是主操作視窗左上方的"File"功能頁面(如果是點選左上角的磁碟片圖示的話,則是會將流程圖直接存檔)。如下圖所示,這裡所看到的視窗畫面跟"使用一個新檔案的方式來開啟Visio 2010 Beta版軟體"所看到的"File"功能頁面不太一樣,沒有之前看到的八種"範例類別"(其實點選左邊的"New"功能鈕就可以看到了),取而代之的是一些檔案儲存、分享的相關功能。


這裡比較特別的應該算是"Share"分享功能,點選"Share"功能鈕之後會看到如下圖的視窗畫面,這裡的"Share"分享功能有兩種,一種是比較常見的"使用E-mail"方式,另一種則是"儲存到SharePoint"。


下圖就是"Save to SharePoint"的操作視窗,在右邊大約中間的位置有Save Drawing As功能欄,使用者在這裡可以先點選"Web Drawing"功能鈕,然後再點選下方的"Save to SharePoint",這樣就可以將畫好的流程圖檔案發佈到SharePoint網站上面,然後分享給其他的使用者檢視,即使他們沒有Visio軟體也沒有關係,線上的使用者可以透過瀏覽器以高層級來檢視流程圖上面的即時資訊,或是向下切入到詳細的層級,即使使用者沒有Visio軟體也可以執行這些動作。



體驗分享

以上就是筆者下載微軟新的Visio 2010 Beta版軟體試用到目前為止的一點體驗心得,雖然對於筆者來說,Visio 2010 Beta版軟體可以算是一套全新的畫流程圖軟體,不過如果撇開之前下載軟體時所遇到的一點"小曲折"的話,個人覺得Visio 2010軟體是一套很方便的畫流程圖軟體,而且它提供的功能相當強大(個人覺得是有點小複雜啦),使用者可能需要做一些功課才有辦法畫出美美且資料豐富的流程圖(筆者目前還在努力學習中),當然,如果你/妳只是要畫一個簡簡單單的流程圖,Visio 2010軟體也是可以讓您很快的畫出來。

不管如何,反正現在微軟提供免費的Visio 2010 Beta版軟體可以下載試用,有興趣的網友們不妨先下載回來試試看,試用滿意之後再來評估未來微軟推出正式販售版之後,是否值得花這筆錢來進行投資囉!

最後再次附上微軟Visio 2010 Beta版軟體的繁體中文介紹網頁以及下載網頁的連結:
微軟Visio 2010 Beta版軟體的繁體中文介紹網頁
微軟Visio 2010 Beta版軟體的下載網頁