[WM5 教學] 傳送、編輯和閱讀 Office 文件 (8)

臨時要看一份明天開會的投影片檔案，卻必須從包包裡拿出來 2 公斤的筆記型電腦，還要等待開機嗎？在路上接到一通電話，要您立即收裡面含有 Word 文件的 Email？想要隨時查閱一份 Excel 文件，印出來之後卻經常搞丟？要解決這些文件，您可以用 Pocket PC 來存放您的 Office 文件檔案。Windows Mobile 5.0 的 Pocket PC 最大的改進之一，就是可以直接閱讀 Word、Excel 和 PowerPoint 文件，且 Word 支援表格、Excel 支援圖表，不需要經過檔案轉換也不會破壞文件原本的格式，就可以直接開啟。您可以直接利用 Pocket PC 透過電子郵件接收，或從電腦中傳送 Office 文件，到 Pocket PC 中，讓您隨時隨地都可以閱讀或編輯 Office 文件。

您可以把 Office 文件 (指 Word、Excel 或 PowerPoint 檔案) 放在 SD 記憶卡或內建的記憶體中。如果您這個 Office 文件經常更改，且要跟著 Pocket PC 同步的話，可以將這份文件放到 Pocket PC 的同步資料夾中 ─ 也就是電腦裡「我的文件」的 WM_Darren My Documents 這個資料夾，其中 WM_Darren 是您的 Pocket PC 與 ActiveSync 同步時的名稱。

▲ 將 Office 文件放在這裡 ─ WM_Darren My Documents 資料夾

如此一來，只要您在 ActiveSync 設定中有指定同步「檔案」，則同步時會一起把這些 Office 文件同步到 Pocket PC 中。只要其中一方有更改，同步時就會更新另外一方的資料，例如在 Pocket PC 中改了 Word 文件中一些錯字或數據，同步時後就會更新電腦中的文件。這麼做，可以自動的讓兩邊的檔案內容保持最新的。

如果沒有設定的話，先將 Pocket PC 和電腦連接，再到 ActiveSync 的功能表的工具 > 選項中就可以指定同步的項目。

▲ 在 ActiveSync 中，選擇工具 > 選項

▲ 在 ActiveSync 同步時設定同步「檔案」項目

如果您有些文件是不太會更改的，或者是檔案太大，您想要節省 Pocket PC 內建的儲存空間，您可以把這些文件放到記憶卡中。放記憶卡的優點是不佔用 Pocket PC 內建儲存的空間，但是缺點就是不能和電腦同步。要把這些文件放在記憶卡中，在 ActiveSync 中選擇「瀏覽」，進入「我的 Windows Mobile 裝置」>「儲存卡」資料夾，將檔案放置在這邊。或者您也可以直接用讀卡機速度比較快。

▲ 將檔案放在 SD 記憶卡中 (或其他規格的記憶卡)

無論您將 Office 文件放到內建的儲存空間或 SD 記憶卡中，您都可以將這些文件放到不同的資料夾中歸類，同時也會在 Word Mobile (或其他的程式) 中顯示這些分類。無論是放在記憶卡或裝置中，只要資料夾名稱相同，就會在 Word Mobile 一起顯示。而放在記憶卡中的檔案，會在顯示時多加一個記憶卡的圖示。

要建立資料夾，可以在 Office Mobile 程式中，點選「所有資料夾」呼叫清單，再點選「新增/刪除」來新增分類的資料夾。

▲ 點選所有資料夾 > 新增/刪除

▲ 在這邊可以點選「新增」來建立資料夾

同時您可以選擇檔案之後，再選擇功能表 > 重新命名/移動，就可以輕鬆的把文件移動到記憶卡或內建儲存空間中了。

▲ 選擇一個或數個文件後，再點選功能表 > 重新命名/移動

▲ 在位置處切換「主記憶體」或「儲存卡」

當然除了從電腦傳送 Office 文件之外，，如果郵件中有附加檔案，或用瀏覽器下載 Office 文件，您也可以直接下載後開啟。

「啊～使用 Word？這個我早就會了吧？」您可能會這樣覺得，實際上使用 Word 您一定會，同樣的 Word Mobile 也使用方式也差不多，不過最主要的差別是 Word Mobile 功能比較少，主要的功能包括置中、插入清單、縮排，調整字型大小和色彩、表格與圖片顯示，雖然能夠顯示表格和圖片，但是沒有辦法編輯表格 (插入欄或列)；不支援分頁或列印功能...等。要更詳細的知道 Word Mobile 支援和不支援哪些功能，到開始 > 說明中，看 Word Mobile 裡面的說明就可以了解。Windows Mobile 5.0 對於 Word 的主要改進，包括不用轉換或破壞原文件的格式、支援表格與圖片顯示。

▲ 從開始 > 說明中，可以找到 Word Mobile 支援和部份支援的功能

▲ Word Mobile 支援圖片和表格顯示

除此之外，Word Mobile 還支援範本功能。範本功能的應用像是：假如您有一份空白的表格要填寫，例如報價單或採購單，那麼您就可以把空白的表格當做「範本」，接著在 Word Mobile 中指定使用這個「報價單」範本，就可以輕鬆的用 Word Mobile 填寫採購單的內容了。

要製作範本，請先在電腦的 Office Word 中將文件另存新檔為「Word 範本」。

▲ 將文件另存新檔為「文件範本」

接著再把這個範本複製到 Pocket PC 裡面 My Documents 中的「範本」資料夾。

▲ 將範本存在同步資料夾裡面的「範本」

最後在 Word Mobile 中，選擇「功能表」>「選項」，將預設範本改成剛才傳到 Pocket PC 中的範本，例如「報價單」。

▲ 在 Word Mobile 的選項中，將預設範本改為「報價單」

之後在 Word Mobile 新增文件的時候，就會用這個範本當作新文件的內容，您就可以直接填寫，如此製作文件的速度就快上許多。

▲ 點選「新增」時就會用事前建立好的範本文件

和 Word Mobile 的概念類似，Excel Mobile 同樣的可以讓您閱讀 Office Excel 檔案，不過一樣功能比較少，只有常用的函數運算、儲存格設定和精簡的圖表功能。Windows Mobile 5.0 對於 Excel 的最大改進就是支援圖表和不用轉換格式了。

除了當作一般的試算表文件使用之外，假如要做些運算但內建的計算機功能不夠的話，也可以用 Excel 當作計算機，也是一個不錯的替代方式。因為 Excel 的觀念和使用方式是另外一門小學問，筆者假設您已經會用電腦的 Office Excel 了，假如您還不會用 Excel 的話，到書店翻翻琳瑯滿目關於 Excel 的書，相信了解 Excel 不會是難事。

同樣的和 Word Mobile 相同，Excel 也有範本功能，能夠讓您在建立文件時，就已經有預先準備好的格式。

▲ 使用 Excel Mobile 來編輯數據和圖表

在 Windows Mobile 5.0 中加入了 PowerPoint Mobile 程式，可以直接開啟投影片檔案，不過只有播放沒有編輯投影片的功能。由於 Pocket PC 天生螢幕小和解析度的關係，所以用 VGA 解析度的 Pocket PC 效果會好許多，不過也相對的速度也會比較慢，需要有點耐心等待。另外，假如投影片加入太多複雜的東西，或者是用的字型沒有內建，會用內建的字形來顯示，但也可能造成有些字或符號沒辦法正確顯示，您可以自行放入 Pocket PC 中。有關於放入字型和更改字型，您可以參考進階篇的「安裝和更改系統字型」。

▲ 開啟一個投影片檔

▲ 使用 VGA 解析度來播放 PowerPoint 播放投影片，比較清楚

在 PowerPoint Mobile 中就可以開啟投影片檔案。開啟之後，假如投影片沒有橫式顯示，您可以點選畫面左下方的箭頭，或按一下鍵盤的右軟鍵，就可以呼叫功能表。接著，選擇「放映選項」，將放映方向改成「直印」就可以讓投影片用橫式全螢幕播放。

▲ 呼叫 PowerPoint Mobile 的功能表

▲ 將放映方向切換為「直印」

假如要切換到下一頁，按一下↓或空白鍵，或點一下螢幕都可以切換到下一頁。因為只有切換下一頁速度比較快，切換到上一頁的速度有些慢，假如要切換到前幾頁或後幾頁的話，可以呼叫功能表，選擇「移至投影片」，來切換到別張投影片。

▲ 在功能表中選擇「移至投影片」來切換

如果因為螢幕太小或解析度太差，看不清楚的話，可以從功能表中選擇「拉近」，最多可以拉近兩次，這樣就可以看清楚投影片的內容。不過，要記得將投影片縮小之後，才能切換到下一頁喔！假如您要自己製作投影片的話，放在 Pocket PC 中的話，要記得投影片的文字內容不要一頁放太多，這樣子才會比較清楚，對於閱讀的人也比較沒有負擔。

▲ 放大投影片顯示，看的更清楚

如果您覺得投影片的大小太大，經常一個檔案就 1MB 以上，您可以將「簡報檔」(PPT 檔案) 轉換為「PowerPoint 放映檔」(PPS 檔案)，這樣子檔案就會可能會比較小，但是就不能在電腦中編輯了。要這麼做的話，在電腦的 PowerPoint 中選擇另存新檔，將檔案格式存為「PowerPoint 放映檔」。

▲ 選擇存成 PowerPoint 播放檔

從下圖中可以看到投影片的大小可能會小一些，但也可能完全沒有減少。同樣的把這個檔案存到 Pocket PC 的同步資料夾中，就可以用 PowerPoint Mobile 來播放了。

▲ 轉換為 PowerPoint 播映檔後，檔案可能會小一些