MIS 常常都會收到 user 要求查詢信件的要求, 大概就是我方或是對方沒有收到郵件等問題, 這都需要利用 mail server log 做查詢.
之前提過 Nusoft MLS mail server 有很詳盡的 smtp & pop3 連線 log, 以及每封進出郵件都會自動歸檔的功能. 但最近在查詢相關 log 時遇到一個很棘手的問題. 就是群組郵件.
一般 mail server 都會提供 group or mailing list 的功能, 例如 user1, user2, user3 都屬於業務部門, 為了方便起見, 我們會建立一個 group mail, 例如 sale1@xxx.com (就當做業務一部吧), 只要寄給 sales1@xxx.com 的郵件就會自動分寄給 user1~user3.
但最近為了 trace 一些郵件問題, 必須去調閱 mail server log 出來看. 例如 user1 反應沒有收到某某某寄給也的郵件, 那麼我們很直覺就去查.
但發覺真的找不到該封 email, 但經過多方比對, 發覺該郵件是真的有發給 user1, 但寄件者發的是 group mail, 也就是寄給 sales1@xxx.com.
所以在這裡便存在一個問題, 在 MLS mail server 中, 它只會去紀錄原本的郵件內容, 但 group mail 它實際上在 server 內部是把 group 裡面的 member 展開再逐一寄出, 這部份系統沒有紀錄, 另外在歸檔的部份也是同樣的做法.
這樣在實務上就存在一些問題.
*真正去調閱某個 user 的 email 收信紀錄, 調閱出來的 log 並不完整, 如果對方是寄 group mail.
*在災難恢復時, MLS server 有一個強項, 它能把某位 user 歸檔的郵件全部再 '撈' 回來, 但問題同前, 只能撈到直接寄給 user1 的 email, 如果是 group mail 就撈不到.
*企業組織常常不斷的在變化, 有的 user 調部門或是分跨多部門, 同樣的, 你要去查詢過往的郵件紀錄, 直接輸入該員 email address, 如果是 group mail 也會查不到, 所以時過境遷之後, 很多 mail log 紀錄就愈難查, 因為可能根本不記得該員屬於什麼部門了.
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我們再回頭來看另一個在實務上可能影響更大的問題, 就是郵件轉寄功能, 實務上我們有時候需要將寄給某人的郵件, 自動轉寄一份給其他的 user.
假設寄給 user1 的郵件, 都要自動轉寄給 user3, 但真正進系統帳號管理去設定時, 發覺似乎有些郵件漏掉了, 問題出在那裡? 一樣是 group mail 的問題.
如果是寄給 sales1@xxx.com 的郵件, 雖然 user1 是裡面的 member 之一, 但在 MLS server 它不會去處理這段, 只有直接寄給 user1 的郵件會被轉出來, 但 group mail 不會.
所以在使用 MLS mail server 時必須特別注意, 有些一般 mail server 使用上的觀念和 MLS mail server 系統實作的部份有所出入. 當然如果你沒有用到 group mail, 那就不會有這些問題了.
至於這個郵件轉寄問題有其他的解決方案嗎? 只能在郵件(稽核)規則裡面去設定, 在郵件規則這裡是 mail server 展開 group mail 內的 member 後才會進到郵件規則, 此處設定 to user1 的郵件複製一份至另一 user. (不過這樣做就多了一些步驟且不是那麼直覺了)
