之前小弟我分享了一篇「Gmail 分身術-2.8 GB變28 GB」,自己也照著實行了大半年,但不知為何有一天鬼迷心竅,想一了百了,就付費買了Google加大容量的方案,把信箱改成15GB(額外付費10GB)。三天後就極度後悔,倒不是覺得捐香油錢給Google大神很不值,而是.....

Mobile01辦公室自本月起改用「Google應用服務」,每位員工立即享有藍鑽級25GB的GMail信箱。真是不知道該說什麼了,只好寫一篇Google應用服務的使用心得來洩憤...啊不是,是感謝Mobile01的福利,謝~謝~蔣~大!



發文不附圖,此風不可長。秀一張25600MB的Gmail信箱給大家看看,Gmail的好用功能不必再多做介紹,支援POP3、SMTP、IMAP,可同時用數個Email帳號來發信,比一般Mail Server更強悍。而且它的垃圾信管理非常硬,雖然偶有錯殺忠良的情況,但收信夾絕對是乾乾淨淨,不像另一家大型免費郵件服務,不知道是在收垃圾還是在收信。


當 蔣大 宣佈說我們的郵件伺服器要讓Google大神代管時,我跟大家有相同的疑問:公司名片不就要改成遜遜的username@gmail.com?要用什麼帳號登入gmail?所以先用最簡單的一段話來解釋Google應用服務,再來炫耀...嗯,分享一下付費版的Google應用服務。

Google應用服務(Google Apps)就是把你現有的網域,掛上Google的服務。所有服務的登入都是用原本網域的帳號來存取,而非Google帳號。換句話說,我的E-Mail依然是user@mobile01.com,但別人寄信到這個位址會變成由Gmail收件和管理,這個帳號也可以存取Google其他好用服務。這很適合小型企業,不必自己養機器管理郵件,一切都讓大神處理,當然像Mobile01這種跨國巨型財閥也相當好用!


1.申請 Google應用服務
申請Goole應用服務並不難,主要分成兩階段,第一階段是付錢,第二階段是較複雜的網域設定。其實Google應用服務也有免費版,但免費版的就跟一般免費的Gmail一樣,只有2.7GB而已,小企業的話建議買每人每年50美金的方案,對20人以內的公司來說,這個花費絕對比自己買機器便宜多了。



先到Google應用服務的網頁,底下有各種資訊,其實內容寫的都差不多。按一下「比較版本並申請」。



現在Google應用服務分成三個版本,免費版就是使用Google現在所有免費功能,但一樣可以使用自己的網域。教育版必須要有學校的網域,功能接近付費版,但仍然不用錢,專業版是每人每年50美金,主要多了25GB信箱和99.9%的可靠度,而且Gmail預設就沒有Adsense關鍵字廣告了。選擇方案按「申請」,以下是以付費版做示範。



申請過程需要輸入「網域」(以domain_name.com或domain_name.idv.tw之類的形式輸入),還有帳號數目,這個帳號是用來使用Gmail信箱和其他週邊服務,每個帳號一年50美金,可以先試用30天,一個月後就會扣款。在扣款日之前, Google會先以電子郵件通知是否確定使用, 決定使用的話可以忽略由Google自動扣款, 不然就要在扣款日之前申請轉移到標準版或是停用。



填完差不多就要付錢了,Google會先依帳號數目結算。



之後會連到Google Checkout刷卡付費。



刷完就可以開始用Google應用服務了。



要啟動應用服務,得先設定該網域的第一個管理員帳號。



回到Google應用服務的首頁,按一下「舊用戶,請在此登入」,輸入你的網域名稱,然後按管理此網域,輸入管理員的帳號和密碼就可以進入後台。


2.驗証網域、MX與基本設定
Gmail應用服務的宗旨是讓Google代管企業內常用的服務,最重要的就是Email位址,申請應用服務不會讓Email變成username@gmail.com,而會保有原來的網域。所以申請完之後的重要步驟就是驗証網域,証明你真的擁有這個網域的權限,就算你發現網域已經先被申請了,只要能通過驗証,就能取回這個網域的申請權,所以不用擔心網路老鼠先行註冊,除非牠駭掉你的網站,取得網站或DNS的控制權。

[ps.事實上,Mobile01.com就被別人先註冊了,但只有我們可以真正驗証網域,所以馬上就搶回來了]



在尚未驗証網域之前,所有服務都是未啟用的狀態,按一下「驗証網域擁有權」。



驗証方法有「HTML檔」和「CNAME」兩種方法,前者適合已經有WWW伺服器的,沒有WWW網站的就增加DNS的CNAME紀錄。



CNAME必須要到你買DNS網域的地方設定,Google會給你一串亂碼式的網址,你只要把這串網址指到google.com,Google會反查這個DNS,正確的話就通過。



上傳HTML檔是給已經有網站的,Google一樣會給你一串亂碼,建立一個亂碼的html檔,裡面寫入那串亂碼,放在網站的根目錄下,Google會去檢查。Mobile01是採這個方式,Google會說驗証需要48小時,不過我們只等了四個小時就通過了。



接下來是設定Email位址,在控制台的首頁選「電子郵件>一般>啟用電子郵件的指示」



E-Mail是靠一個MX(Mail Exchanger)來得知實際的郵件伺服器位址,一樣是在購買DNS的地方設定,它是紀錄Email的位址該怎麼走,Google應用服務要設的就是把你的網域的Email導進Gmail,讓Google代管mail server,只要DNS設定好,Email就會開始走新的路。所以,如果你的網域原本就有Email,那在Google應用服務裡就必須先設定好帳號,這個帳號要跟原本網域的Email帳號一樣,這樣Email就不會中斷了。如果要設MX,點一下「變更你的MX紀錄」。



MX紀錄是在DNS服務商那邊設,Google這裡只是教你怎麼設,基本上就是把Email的伺服器設到Google的郵件伺服器,總共有七台,依序設好就行了。



至於Email的帳號,要跟原本網域使用的帳號一樣,Email才會無間斷的收過來,對外面寄信的人來說完全沒有感覺,悄悄的,你的Email就轉由Gmail來管理了。帳號是在控制台的「使用者帳戶」這邊新增,要購買足夠的帳號數量才能申請,不用的帳號可以刪除空出來,另外再申請新的。



Google Apps是以帳號數量算錢的,不用的帳號可以刪掉空出來,申請成別的名字。重點是,Google Apps的帳號可以設定「暱稱」,暱稱的意思是收「別的帳號的信」,比如原本有一個aaa@domain.com的帳號,後來因婚外情而離職,就可以刪除,把空出來的帳號給另一個員工bbb@domain.com,然後點進bbb的帳號下加入「aaa」的暱稱(alias),這樣bbb就會持續收到寄給aaa的信。但是,這只能用在之後的新信件,舊信件還是要備份出來,可用Gmail的POP3功能來備份。



在「網域設定>一般」下,可以輸入公司名稱,也可以換圖片。


3.線上辦公室
除了25GB的信箱之外,Google應用服務好用的地方就是其他以Email帳號衍生的週邊服務,相信很多人都已經玩很久了,就是日曆(Google Calendar)文件(Google docs)Google TalkiGoogle等等,等於是有個小型的線上辦公室,完全使用Google的服務。如果原本沒有網站,也可以用Google Page Creator弄個簡單的網頁,不過這個服務還有點鳥就是了....

所建立的帳號也會自動分配在同一個聯絡人群組下,所有服務都會以群組的方式聯繫,比如日曆、文件會自動公開給同一個網域下的人,Google Talk會自動列出網域裡的人,線上協同作業時很方便。當然,最猛的還是25GB的信箱,配合Gmail收POP3的功能,可以把一堆信箱的信全灌進Gmail裡

這些服務的功能我想就不用再詳細介紹了,大家應該都很熟了,這裡就簡單講一下Google Apps線上辦公室的實際案例,也就是Mobile01內部的運作方式。



Google應用服務的六大功能,其實就是原本的免費服務加上網域群組的功能,每個功能都有專屬的網址。很不幸的,並沒有picasa網路相簿服務,或許Google認為相簿不是小企業需要的服務吧?雖然Google Apps也能給小團體使用。



iGoogle的應用服務版,可以當做個人化首頁,快速瀏覽所有服務的資訊,如果有上傳自己的圖片的話,上面的logo跟著變。



在控制台的「使用者帳戶>設定」下,啟動「聯絡人共用功能」,這樣網域內的所有人都會自動加進Gmail和Google Talk的聯絡人中。



Gmail的聯絡人清單會看到網域內的所有人,要發公司內群組信很方便。



用自己網域的Email可以登入Google Talk,



在「服務設定>日曆>一般」下,可設定在網域中「共用所有資訊」,讓大家可以看到彼此的行程。



在Google日曆裡的「分享此日曆」中,預設就是分享給網域裡所有人。不過其他人要看到你的行程,還是要手動新增你的日曆(加入Email),並不會自動出現。



在Google Calendar下新增同網域使用者的EMail後,就可以看到對方的行程。Mobile01有派駐記者在台北(總部則在台南),用Google Calendar就能隨時掌握對方的行蹤,每天幾點有什麼記者會都清清楚楚。而Mobile01每日首頁更換的進度也是由此排定,同時顯示多個行程表就能知道時間有沒有衝撞到。



在「服務設定>文件>」下,可以設定文件的共用規範,如果想要嚴一點,可以設成無法共用這個網域外的文件。



在Google Docs文件裡,會多出一個選項,可以設定成同一個網域下的人都能檢視或編輯文件。不過,文件並不會自動出現在其他人的共用文件列表裡,必須先邀請別人才會出現(在「以合作者」或「以檢視者」的地方輸入E-Mail),或是直接給文件的網址。



在合作者或檢視者那邊輸入同網域使用者的EMail之後,文件就會自動出現在共用列表裡。由於Google docs是完全線上的,可以在任何地方和同事協同作業,比如最近蔣大一直在外面忙,我們就用Google docs編輯工作日誌讓蔣大追蹤工作進度,或是Mobile01最近要全站Unicode化,也是用Google docs來隨時更新轉換進度。



最後是Google應用服務的進階工具,像是用csv格式快速新增大量帳號,轉移郵件等等,其中API比較複雜,Google有把一些功能做成API讓人使用,依照特定格式,就能讓其他軟體存取Google的資訊,不一定要連上這些網頁,通常是讓人整合到現有的公司系統。


可靠度不足?
之前一篇討論「gmail適合當作是公司的聯絡mail嗎?」,有網友疑惑讓Google管理信箱會不會有資料流失的危機。講正經的,Mobile01並不是什麼巨型事業體(但真的是跨國啦...),而我們這種小型企業自己架的郵件伺服器,可靠度絕對輸給Google這種靠網路服務為生的公司。每年每個帳號花50美金,換來的就是99.9%的正常運作,免費的Gmail就已經很少失常了,我相信除非加州整個裂開沉進海裡,否則付費版絕不會有斷線的情況。

當然大型企業可能會有自己的IT政策、或有公司內部統一的EIP/ERP系統,這些系統不一定好用(還是說....一定不好用?嘻嘻),但牽涉範圍太廣,不適合也不必轉到Google下。但小型企業、三五好友、學校社團、神秘宗教、地下結社這種買不起專業系統的團體或公司,註冊個便宜的網域,給Google代管一下真的很方便,就算是免費版也非常好用,需要可靠度和大容量的話再付費。Mobile01辦公室就是完美的轉移範例,開會行程、文件、內外郵件全部都是Google加持了,接下來只要想怎麼「善用」公司資源就好了,25GB....嘿嘿...。

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