「現在就走到公司的印表機處,在地上、縫隙找一下,或者等個幾分鐘,應該就可以找到一些資安相關資料了!」這樣的工作狀況大家很熟悉嗎?這不是土炮,那甚麼是土炮呢!

事實上文件管理一直是企業面臨的挑戰之一,很多人以為數位檔案容易複製、傳遞造成洩密,殊不知傳統紙本文件的管理才是資安問題來源:無法確認文件經手多少人、難以加密、容易複製,國內外重大的資料外泄、遺失情況多來自紙本文件。畢竟工作文件不是訂下午茶菜單啊!怎麼能隨便就能影印複製廣為流傳呢!


↑ 讓我們來到由KYOCERA京瓷舉辦的企業數位資安座談,聽聽產業菁英們怎麼面對ECM(企業內容管理)議題吧!


↑京瓷亞洲 社長 木村拓磨先生特別出席座談會要跟大家分享資安的重要性

也許有人會覺得資安是個硬議題,跟上課一樣無聊...不過一聽到連全球巨頭google都曾因為資安問題被開出高達約 5.7 千萬美元GDPR罰款,各位就應該清醒的正面對決資安議題了!千萬不要忽略工作場域的資安細節,而且要是哪天升上主管當上老闆,就要自己背責繳罰款了那還得了!因此我們一定要認真了解ECM能如何幫助企業!

現在就來,聽聽專家們怎麼說吧!


■萬惡紙本為首!解決紙本文件問題才能「逮就補」!
「回頭看一下辦公室影印機前面是不是有一位同仁正在掃描文件,而且他已經站在那邊30分鐘了?」導入ECM讓苦命的同仁獲得救贖吧!

雖然文件工作都已經是使用電腦進行,不過因為混合不同種類的紙本文件,為了將「數位檔案列印出來的紙本文件再數位化」,常常需要花費大量時間整理掃描,並且一筆筆命名檔名、設定metadata,大大降低工作效率。


↑ 以這份合約為例,光是命名檔案、手動輸入編碼條碼入檔就不知道要消耗我多少青春時光。

這時候,如果你是已經導入KYOCERA京瓷ECM的員工那就幸福啦!透過設定,掃描同時就能自動抓取檔案名稱、設定metadata,甚至掃描後自動加密、郵寄特定位置等等都能一步完成!


↑ 能客製化預計自動判讀區域、擷取資訊,不論是要做成檔名、資料夾名稱、metadata欄位都能一次到位!


↑ 自動依照立約人建立資料夾存入伺服器,節省下來的時間人力讓原本在影印機前罰站的同仁可以進行其他更有產能的工作啦!(也比較難偷懶了嗚嗚)

當紙本文件用最好的效率數位化後,數位化的好處便會接踵而來,後續的資料利用、保護才能順利進行!文件集中管理、自動歸檔、自動命名,還能透過搜尋引擎輕易找到所需的文件。這樣才叫做數位時代的工作,如果你的公司還在傻傻的掃瞄、手動整理,不只是活在石器時代,還讓企業暴露在資訊安全的危機中。


↑京瓷辦公信息系統亞洲副總經理梅偉光(圖左)、技術總監天日秀樹(圖右)也暢談了許多現實生活中可能遇到的資安問題並建議該如何避免

■你是搞丟文件的替死鬼嗎?停止遺失文件抓交替吧!
紙本文件遺失機率高,遺失後完全沒有加密保護更成為極大風險。當文件數位化後,便能由內部進行文件控管,調閱、編輯、讀取、複製、列印都能產生log紀錄並加以控管。你不用再擔心重要文件被拿來墊便當、忘在公車上,甚至掉在競爭對手的會議室裡!

透過ECM,不但可以讓特定員工設定使用的權限,還能知道誰與何時登入的使用記錄,這樣機密的下午茶訂購檔案,就可以避免被老闆看到囉!



■簽個公文不再是三顧茅廬 主管不要躲了公文已經送達囉!
主管開會中、主管外出中、主管買下午茶中,是不是有怎麼樣都遇不到主管的時候!(看來躲字訣最強者非主管莫屬)而且隨著工作流程、多工、遠距辦公等因素,簽核將更加複雜,等一份紙本公文跑完流程後,商業戰也不用打了。



導入KYOCERA京瓷ECM後,能讓企業內員工使用單一管理軟體,線上即時簽核,更快速地處理分發和審核文件的程序。請長假的公文,主管看過了沒也能一手掌握喔!

■不要再用辦公室影印機亂印東西,we are watching you!
已經數位化的文件透過加密、流程管理等等已經獲得監控了,那麼流動中的紙本文件呢?KYOCERA ECM,依舊能針對紙本文件的資安與數據資料進行安全防護。


↑ 能在文件中設定明碼或暗碼的保密關鍵字,列印文件含有設定關鍵字時,就能通知相關人員。



↑ 不只是保密,也能降低疏失、錯誤的工作流程發生的機率。

如果你的觀念還停留在紙本文件比較安全的古老思維,那請好好思考退休計畫,不要再造成公司資安上的危機了!聰明的使用數位化內容管理工具,同時跟土炮的資安說再見,導入ECM成為已知用火的企業吧!


了解更多ECM:
http://www.kyoceradocumentsolutions.com.tw/special/kyocera-mds/index.html
http://www.kyoceradocumentsolutions.com.tw/solutions/ecm/what-can-ecm-do/