[WM5 教學] 行事曆 + 工作 = 善用時間

您是不是常常忘記什麼時候該和客戶會面，什麼時候該參加教育訓練，什麼時候有會議，什麼時候要出差、搭幾點的飛機...等各種大小約會呢？忘記情人節或女 朋友的生日？或者，您可能常常忘記別人交待您什麼事情，繳家中的水電費、信用卡帳單、買東西、寫企劃提案的截止日期、交報告等工作呢？那麼您就可以善用 「行事曆」「工作」這兩個程式，來幫您管理您生活中的大小瑣事。

「行事曆」能夠管理您所有的行程，紀錄幾點開始、幾點結束，在哪裡開會，同時也可以顯示什麼時候有空／沒空等資訊，例如之前提到的與客戶會面、出差、教育 訓練、婚禮、搭機等。在行事曆中，您就能看到今天的所有行程。內建的行事曆提供了許多方式可以檢視行程，您可以善用這些功能：

議程檢視讓您知道今天有什麼事情；週顯示可以讓您在忙碌的一週中找出有空的時間；月檢視可以讓您找出一個月內，哪個上午／下午有空可以出遠門，或查閱下個月的 5 號是星期幾等...。在行事曆中，反覆的選擇左軟鍵即可切換行事曆的顯示方式。

▲ 議程檢視，顯示那天所有的行程／周檢視，顯示這週的什麼時候比較有空

▲ 月檢視，顯示這個月哪個上午或下午比較有空，紅色的日期代表假日

而您除了可以利用行事曆，找出有空的時間之外，行事曆會在事件開始之前提醒您，讓您不會錯過重要的會議。當這個畫面出現的時候，您可以選擇「關閉」，意思是說：OK，我知道了，不用再吵我了，也可以點選功能表，選擇會議開始前的 5 分鐘，再提醒一次等動作。

▲ 在會議開始前提醒您

上課或開會的時候，手機突然響了要接也不是，很尷尬對吧？筆者建議您把所有的大小事情，都利用手機的行事曆記錄下來，除了不會忘記外，您可以把手機的操作模式設定成「自動」，這樣一來， 假如您 10:00-12:00 開會，10:00 一到，就會自動切換成會議模式，12:00 到了又會切換會響鈴模式。以往忘記把手機調成靜音，卻又在開會的時候響起的糗事就不會再發生了。

 
▲ 在主畫面選擇操作模式，將其設定成「自動」

▲ 自動切換操作模式：10:00 一到，開始上課，手機靜音

▲ 12:00 下課了，手機回復成響鈴模式

行事曆中的欄位又代表什麼意義呢？除了您一定了解的主旨、地點和時間之外，您還可以設定週期性，例如學生每週三 1:00 - 3:00 都要上課，持續 1/11 直到學期結束為止。那麼您就在「發生」的欄位，設定每個星期二。如果您要設定什麼時候結束，或者是比較複雜的隔週發生一次，那麼您可以在電腦的 Outlook 中設定，再透過 ActiveSync 同步到手機中。

秘訣：在主旨欄位按下方向鍵，可以快速輸入一些常用的文字：像是午餐、晚餐、會面、拜訪等等。

 
▲ 編輯發生欄位；進階的週期模式編輯，則需要在電腦中指定

除了週期性之外，您還可以將某些事情，設定為「全天事件」，例如國慶日、生日、春節、端午節、情人節等。這些事件會顯示在日檢視的最上方。

▲ 「國慶日」是全天事件的一個例子

至於其他的欄位，則是要搭配您公司的郵件 Exchange 主機使用。像是「狀態」的功能是讓其他人知道您現在的狀態是否有空，做為召開會議的參考。假如您公司沒有使用 Exchange Server，那麼不同的地方只是顏色的差別，會顯示在週顯示中明顯的標示出來。

▲ 在週顯示中，以顏色標示約會的「狀態」。

當所有的欄位都不夠存的時候，例如，您要參加一個記者會，但不知道要將地址存在哪個欄位的時候，您可以在行事曆的附註資料中，輸入文字資料。

 
▲ 在行事曆的備註欄位中，輸入資料

假如您想要讓週顯示一次顯示 7 天的行程，或者是想要看到在日檢視中看到一些圖示，都可以在功能表 > 選項中設定。在「一般」的設定畫面中，可以設定將周顯示設定為顯示 7 天的行程；在「約會」設定畫面中，可以設定在日檢視中，顯示哪些圖示。

▲ 選擇功能表 > 選項，開啟設定畫面

▲ 將週檢視設定為顯示 7 天的內容

2. 管理您的工作

除了行事曆之外，另外還有一個程式「工作」也是管理您的事情的。兩個有什麼不一樣呢？行事曆的事件是代表一段時間，例如幾點到幾點的約會，工作是代表一項任務或待辦事項，像是別人妥託您的事情、要完成的案件、繳帳單、買東西、撰寫企劃提案、交報告等，通常有一個期限 (結束日期)，而有些事情比較重要，有些比較不重要 (重要性的區別)。 當您完成一件事情的時候，在工作程式中將左邊的方塊打勾，代表這件事情已經完成了。

不過，在智慧手機中只能完成、新增和刪除工作，不能修改工作的內容。您只能在 Outlook 中修改工作的內容，然後再透過同步到手機中。

▲ 打勾的工作項目代表已完成

在輸入工作欄位內容的時候，您可以設定工作的優先權 (重要性)、開始與結束日期，也像行事曆一樣，工作也可以設定為週期性與附註。例如，您可能每一個月都要繳一次卡費，每兩週都要製作一份開會的簡報內容...等。您也可以為工作也設定提醒，提醒您完成這件事情。

當您覺得已經完成的工作項目太多了，累積到已經佔用太多畫面，您可以選擇功能表 > 篩選 > 進行中的工作，這樣就會顯示未完成且已經開始的工作。如果是工作項目顏色顯示紅色，代表這個工作項目已經過期了，您應該注意他並且盡快將他完成。

▲ 選擇功能表 > 篩選 > 進行中的工作，只顯示未完成的工作

如果您想要在畫面中，顯示工作的到期日，讓您更容易掌握哪個工作要先完成的話，您可以選擇功能表 > 選項，勾選「顯示開始日期和到期日期」，如此一來就會在列表中直些顯示到期日了。

有了工作與行事曆的輔助，加上提醒的功能，如此一來您就不會忘記重要的事情了。

3. 在 Outlook 中新增行事曆與工作資料

除了在 Smartphone 中輸入資料，您也可以在 Outlook 2003 中輸入約會或工作的資料。當您 Smartphone 與電腦同步時，這些資訊就會一起同步到 Smartphone 中了。

▲ 在 Outlook 中輸入行事曆資料

▲ 在 Outlook 中輸入工作資料

4. 在主畫面顯示資料

但是要怎麼樣才能迅速的知道等一下有什麼事情呢？其實當您開啟手機的時候，看到的就是這個主畫面，您馬上就可以知道幾點有事情。

▲ 在 Today 畫面中，顯示下個會議的時間和工作資訊

假如您不想顯示這些資訊，想要有一個乾淨的待機畫面，您可以選擇開始 > 設定 > 主畫面，將原本為 Windows 預設的版面配置，改成「Windows 簡單」，這樣就不會有這些文字了。

▲ 選擇開始 > 設定 > 主畫面

▲ 設定版面配置為 Windows 簡單／主畫面就簡單許多了

公司內的大小會議和老闆交代我的事情都做好了，可是忙到晚上 8:00 卻忘記今天可是重要日子了？怎麼樣才不會忘記呢？其實，您可以在聯絡人中的欄位中，找到「生日」和「周年紀念日 (其實就是結婚紀念日)」指定日期，下次與電腦同步之後，就會在行事曆中看到 Outlook 已經幫您建立好這些事件了，而且還標上幾歲，買蠟燭的時候也不會買錯，還會在前一天通知您該買蛋糕和禮物了，是不是很體貼的小祕書呢。

▲ 在聯絡人的欄位中，指定生日和結婚紀念日／
同步之後，就會在行事曆中顯示生日和年紀