[分享]邁入資訊生活的應用 (第一式：秒殺所有大小事)

智慧型手機與平版電腦是近兩年最夯的3C產品，加上原本大多數人在使用的桌上型電腦或筆電，資料間的轉移隨著3G的普及與寬頻的提升，已經可以透過Google或類似的雲端服務將不同平台的裝置串連在一起。這樣的雲端便利性讓你隨時可以擷取所需資訊，如：個人密碼、重要郵件、公司行事曆、雲端記帳、海量的生活照....等。但是很多剛踏進此領域的朋友對於這類雲端服務卻不甚瞭解，也沒有完整的使用教學，因此興起了想撰寫一系列Google與雲端應用的文章，把個人這幾年使用iOS、Android產品與Google的心得整理成完整的文章，由於工作內容浩大因此先行規劃了整個撰文的大綱，並以「邁入資訊生活的柒式貳拾壹招」為主題。話說回來，資訊生活真的提高許多便利性，但是無形中也讓人焦慮了起來



內容共分成7大類21套軟體，希望在未來的一年內能夠陸續完成所有分支下的心得分享，讓你欲練神功不用揮劍自宮。小弟因為工作繁忙，抽空寫文都是一種奢侈，所以撰文時間恐怕會拉的很長，等有空閒的時候會慢慢補上。每招式後面有「縮圖」表示該軟體有支援該項設備的最佳化，如果沒有iPad的縮圖，表示該軟體會以放大方式執行。這中間當然也有跨平台到Android或是在Windows、OSX上執行的軟體（蘋果就是OSX、窗戶就是Windows、機器人是Android、iPhone4與iPad2的icon則不難看出）

第壹式：秒殺所有大小事（2011/4/1更新）
第貳式：雲遊四海到處吃
第參式：在外也能辦公事
第肆式：財務管理隨同步
第伍式：重要記事不漏失
第陸式：資訊掌握最即時
第柒式：生活娛樂成大師

第壹式：秒殺所有大小事

本式是以「行事曆、聯絡人、電子郵件」等設定與使用經驗分享，是所有雲端應用的基本功，若有成功修練過者可跳過免閱讀，以免蹲馬步時會笑出來，影響其他同學的學習。

第1招：內建的行事曆的Google同步設定

若你是一個簡單的使用者，平時公司的工作性質單純，那麼iOS內建的行事曆已經夠用了。缺點是無法與Tooledo的待辦事項整合顯示（一種網路端的代辦事項服務網站，可免費使用），要分別開啟不同軟體。為了達到手機端或電腦端隨記隨同步的目的，這邊是分享設定Google行事曆推播的方式。

在Google Web端
1.先自行建立各種事件的類別，如：家庭、工作、研究、紀念日、社團....等。有了這些資料，將來可以以Google為核心，全部同步到其他設備上，如：Android、iOS、Outlook、iCal、Symbian


在iCal端（OSX軟體）
1.在ical的地方設定一個Google帳號。


2.在「委派」的地方勾選要同步的行事曆類型


3. iCal左邊就會出了，新的時候記得要先點想新增的「行事曆類型」，例如先點「娛樂」再要新增的日期上新增一筆資料，這時候資料就回傳到Google端了，沒有動作的話在這邊點滑鼠右鍵全部重新整理即可。


iPhone、iPad端
1.用iphone進入網頁 http://m.google.com/sync


2.將語言改成English(US)


3.選擇要設定同步的機子，我這邊有很多隻手機要選對。


3.勾選要同步的日曆類型，iPhone最多可以同步25種類別，確定後按右上角的「save」


4.到「設定」>「電子郵件/聯絡資訊/行事曆」新增一筆「Exchane」帳號（不要選錯了，不是google喔）
輸入這些資料


5.打開「行事曆」或「電子郵件（看你需要）」同步功能


6.回到「帳號」的頁面設定「擷取新資料」改成「推播」


7.最後到「設定」>「推播」的功能打開，搞定！

第2招：使用進階的Pocket Informant行事曆軟體

Pocket Informant 軟體

這套軟體在iPad上是HD版，與iPhone版不一樣，需要分別購買。但是好處是可以跟Toodledo同步，且顯示在同一個畫面裡，對於規劃事情相當方便。上方是本日的行程，下方是待辦事件！如果在行程的「位置」欄位裡輸入地址，也可以啟動Google Maps地圖察看。


Toodledo官網
建議大家去申請，免費的就很好用了。我經常用來紀錄一些臨時的事情，在電腦端copy paste，回到iOS或Android機子上就可以同步了。例如：寄信的地址、約會的地點座標（建議採用"十進位格式" 25.052487, 121.526507）

不管是手機版本、iPad版、Android的使用方式都類似


在Google Maps上啟動座標經緯度的方式很簡單，進入GM的頁面後，點右上方的「新功能！」


將「經緯標記」的功能啟動，將來點滑鼠右鍵就會出現「置放經緯標記」的功能了，放置好的經緯度可以copy出來貼到筆記簿或待辦事件，將來用車用導航機時，直接對照keyin馬上就可以到達目的地。

第3招：聯絡人群組化管理

SyncInABlink

當你已經在Google端有建立好各種聯絡人的群組時，想要無痛一次同步到iOS設備上時，雖然人員都會同步進機器，但是「群組」卻無法同步！如果是Android的用戶就幸福多了，但是iOS要怎麼做呢？千萬不要用手動的方式在iOS設備裡一筆一筆拉，一旦聯絡人眾多的話我想做完200人的時候，情緒大概也就崩潰了。


尤其是通訊裡的人通常會有不同的Tag標籤，以方便在不同情況時能快速查閱或使用mail。舉例來说：王大明是公司的同事，同時他也是參加讀書會的朋友，那麼就會給他「公司」與「讀書會」兩種Tag，將來要發群組Mail的時候才會方便，只要在Web端輸入「第一個群組名稱的文字」就會快速的把所有該群組底下的成員全部加入到寄件對象，不用再去一個一個慢慢找了！例如：我要發一封mail給所有親戚，只要打「親」字，Google就會主動呈現親戚的群組，點下enter就可以完成所有成員的發送了。


回到iOS平台上後，請用聰明的方式讓Sync In A Blink軟體來幫你處理所有群組聯絡人。這套軟體不便宜4.99美金，但是好用到想哭，設定好後按「sync」所有的聯絡人跟群組分類就通通搞定了！所以要注意的是必須先清空手機內的聯絡人，同時把iTunes的聯絡人同步功能取消，將來全部由Gooogle做核心。第一次同步的時候就選擇整併方式同步，唯一的缺點是不能推播同步！反正聯絡人的資料不常更動，有更動時再啟動一次同步，第二次同步的速度就很快了。這樣的好處是以Google的聯絡人資料做為根基，不管是那一種平台或那一種手機都去跟Google靠攏就對了。若你還在使用windows或OSX的聯絡簿，建議是轉換到Google端去，將來不管轉移到那一種數位平台上，都相當方便也才能體會到雲端同步的美妙（蘋果的雲端服務 Mobile.me 太貴了不爽用）。


但是如果想臨時在手機或iPad上就做分類管理，那麼得靠其他軟體了，我是推薦這套Groups。

因為除了可以單筆聯絡人的群組管理，他還有一個特異功能就是「群體發信件 與 群體發簡訊」的功能，這對於不少人相當的實用。但是要大量群組同步的話，還是得用Sync In A Blink軟體輔助。


群組的成員瀏覽


想要群組發信或SMS也可以，點Message或Mail，再點 To All就好


還可以再勾選要寄送的對象

第4招：更聰明的電子郵件推播

Push Gmail
很多人覺得奇怪，iOS內建的mail程式很好用了幹嘛買這個軟體？因為iOS的mail程式如果是跟Google同步，那麼沒有收下來的信件，也就是早期存放在Google網路端的郵件，內建的搜尋功能除了「標題、寄件者」要給對正確的文字才會找到那封mail，如果只是憑藉印象去尋找信件中的某個關鍵字，那麼是無法被找到的。例如：我搜尋印象中曾經寄過的一封信，裡面有個「acer」關鍵字，於是我在「全部」的搜尋裡找「acer」，結果內建的mail無法搜尋到這封mail，這點真的很奇怪！


所以建議改用「Push Gmail」這套軟體，一樣輸入「acer」就找到了5封信件。


點進去看，果然找到了去年寄出的信件，裡面的「Acer Aspire Z5610」果然馬上被找到。


而內建的mail程式要在「標題」搜尋裡輸入正確的標題關鍵字，才能被找到！也就是說無法搜尋信件中的文字，所以以我會改用Push Gmail的原因。



另外一點就是，iOS的推播功能是會不斷將最新的mail即時告訴你，如果是晚上睡覺間不斷被「咚咚的聲音吵醒」會搞的神經質。因此該軟體可以設定時段內才推播的訊息，同時還可以搜尋到之前的郵件（其實也就是GMail的mobile版）。所以如果是白天上班時需要時常檢查mail的人，不妨用這套軟體做管理，所以內建的mail程式我建議改成每1小時或2小時擷取同步一次，可避免被干擾。若郵件沒有推播需要，或是不需要經常查詢歷史郵件的人，可以直接跳本招使用內建的Mail程式就已足夠。

所以我在程式裡設定，從凌晨一點到早上八點這段時間不要推播通知


以上四招（追加Groups）就是本式的內容，若有更好的方式歡迎回文交流，提升正面向上的力量，讓生活更便利