Mail Server跟Outlook兩邊作業可以採不同設定,但看你的發問內容又把這兩個搞在一起講,所以你要不要先弄清楚呢?
先假設你是POP3的收信模式。
Mail Server容量只有100MB,跟你Outlook切幾個資料夾是無關的,請你去Outlook的帳戶設定取消"在伺服器保留備份"這一項,那麼往後你只要一收信,Mail Server就會清空,就沒有100MB塞滿了的困擾(但你久久不去收信也沒轍)。而Outlook這邊收下來的信,你要切幾個資料夾或封存都是跟Mail Server沒有關聯的,但要做設定前先問一下公司老員工或資訊人員吧,當初會勾選"在伺服器保留備份"可能有它的道理在。