EVOX雲端總機讓手機就是行動分機 提升中小型公司聯絡效率

這是個行動工作的時代,現在有很多小型創業公司,或是中小型公司也都在做數位轉型,將工作流程數位化、行動化、雲端化,縮短文件往返時間、提高效率。除了工作流程,將公司內的電話分機系統雲端化,也是一個勢在必行的潮流,尤其行動工作時代,讓手機就是公司分機也有助於提升聯絡效率。
我們在上個月接觸到「EVOX易喂」這家公司,也試用了他們的雲端總機系統,這裡就為大家介紹這個對中小型公司、新創公司相當有幫助的電話系統。


EVOX易喂提供什麼?


雲端通訊系統,包括可保留公司代表號的雲端總機、自動總機、語音信箱、根據公司需求設計的管理系統、以及將手機變分機的「行動分機」系統。



什麼是雲端總機系統?


以往企業或中小型公司,通常是申請市話、交換機來建置辦公室總機/ 分機系統,傳統交換機需要安裝硬體,施工拉實體電話線,這傳統系統面臨更新維修困難、通訊功能有限的問題,因此越來越多公司將通訊系統移到雲端,將傳統總機的功能放到雲端上,不僅可以省下拉電話線、設備的安裝費用,而且服務提供商定期優化更新,就可提供系統維護,相當有彈性;不同部門間的轉接、離職人員變更..等,也可以直接在系統上設定,有效簡化總機硬體架構;且透過網路通話也可有效節省話費,對中小型公司是最好的選擇。更重要的是,在人人都用手機通訊的現代,雲端總機可以把手機設定為行動分機,員工在外也可以接聽打到公司分機的電話。


這套雲端通訊有什麼不同?


1.) EVOX易喂整套系統都架設在雲端,公司這邊不需要架設額外的硬體或實體電話線,日後維修也是透過EVOX易喂修正,公司不需負擔硬體維修。

2.) 就算公司原本就有交換機系統也沒關係,EVOX易喂研發的E Gate雲端整合技術,可以將公司現有的交換機系統和雲端總機系統串聯起來,公司不用撤換現有設備,也可以繼續使用現有的代表號及現有分機,不必因為更換通訊系統而更換代表號,也就不用重新印名片或通知對口廠商更新號碼。
如果本來就沒有申請市話代表號,申辦時EVOX就會提供用戶一個公司電話號碼,不用先去申請代表號,這對網拍或是小規模新創事業來說應該很方便。

3.) 撥接裝置跨平台,雲端總機可以在手機、電腦(PC、Mac)、IP電話機等可以連上網路的裝置接聽、撥打電話,不管是經常在外跑的業務,或是固定在辦公室內的客服人員,都有適合的接聽裝置。


4.)公司的管理員可登入EVOX易喂後台管理使用資訊,包括自動總機設定、通聯紀錄、查看通話錄音、設定群組響鈴、使用者資料、權限...等。

5.) EVOX易喂的雲端總機架設在AWS上,穩定之外,也有先進的資安保護措施。


具體來說,提供的基本功能有:


自動總機、語音信箱、通話錄音、外撥管控、行動分機、無限擴充分機、PC版本、通訊錄、電子化傳真、節費電話、多據點服務、直播/ 專線號碼、線上管理系統、通聯紀錄、群組響鈴、無痛換區...等。

自動總機即透過語音選單,把來電引導到正確的分機,公司的管理員可以設定接聽來電的方式、不同時段的語音問候語,以及設定速撥選單。
公司管理人員還可以新增、編輯分機使用者的姓名、信箱、裝置號碼、外撥權限等,此外也可以查詢所有撥接通話的資訊,如日期時間、來電號碼、通話裝置及費用。

這裡介紹一下它相當有特色,也相當方便的行動分機。


行動分機: 手機就是分機


在iPhone或Android手機上安裝好EVOX App,並在系統上設定好,員工的手機就可以變成行動分機,打到公司分機的來電,可以在手機上接聽,在外也不會漏接。反過來,利用EVOX App撥出電話,對方那邊則會顯示是公司代表號來電。


EVOX App包含通話、通訊錄、通話記錄、訊息(通知)等功能。

通話還包含來電轉接、保留通話、分機代接、三方通話...等。
如果是聯絡人裡有的號碼,來電會顯示名稱,若沒有登記在通訊錄裡,也會顯示號碼,如果你是Android手機且有安裝Whoscall,也會顯示Whoscall辨識出來的來電單位。不過通訊錄裡登記的號碼需要前綴886,才會比對並顯示通訊錄名稱。


通話時與一般電話通話一樣,可以保留通話現在通話,並新增與另一名通話,或全部開放做三方通話。


如果休假中不想接聽公務電話,可以將接聽設置關掉,你的分機就會進入勿擾狀態,所有來電都會轉到語音信箱去。


如果只是一般的不方便接聽,則可以在App裡設定「來電轉接」,就會將分機來電設定轉到其他分機、總機,或任一指定號碼。


打來沒接的電話,會被轉到留語音信箱,我們可以在EVOX App裡收聽,而且手機上幾乎是立即就收到通知,更進一步,系統也會馬上做語音辨識,將留言內容轉成文字寄送到信箱。如果需要,可以請管理員為各別分機開通通話錄音(錄音前會有提示),不過錄音結果是在後台管理頁面裡收聽/ 下載,不是像語音信箱那樣可以在App裡收聽。


EVOX App裡也有自己的通話記錄,包含撥入未接、撥出對方未接都有紀錄。如果是iPhone,也會把EVOX App的通話記錄整合到本機的通話記錄裡,查看更方便。


App裡另有個「分機代接」的功能,開啟後,你就可以看到所有同事分機的來電(這時同事的手機也會正常顯示來電),你可以選擇是否需要代接或需略不管。


EVOX App裡也有通訊錄,不僅會顯示公司所有同事分機(點擊就可免費撥打),也會將手機本來的通訊錄整合進來,而且分標籤顯示,也可打關鍵字,方便搜尋,但不能從這個通訊錄發簡訊給朋友。(但可以發郵件)


使用上要注意的是,就跟所有網路通話一樣,App上的通話品質視當時網路品質而定,最好還是在網路穩定的地方使用。不過若一開始是以Wi-Fi通話,但通話中有移動,走出了Wi-Fi覆蓋範圍,它會自動換用LTE網路接續通話,不用中斷重撥,這點就還不錯。
另外若是用Android手機,要將EVOX App從「背景自動關閉」清單中移除,以免影響App常駐。
EVOX也可以在PC、Mac上撥接通話,功能與行動版完全一樣,預計未來也可跟其他CRM系統整合運用。

公司端只要進入網頁就能管理

有時碰到公司人員異動,或是不同員工需要不同權限...等,需要變更分機設定時,傳統交換機系統需要請技術人員到公司來設定,耗時又麻煩。將總機系統轉入雲端後,公司管理人員連進後台就可以設定,也是優勢之一。
以EVOX易喂來說,容易上手,輕鬆管理EVOX帳戶也是一個很大的特點。
設定瀏覽系統內容、新增變更使用者、設定使用者權限、瀏覽所有通話紀錄、設定自動總機引導來電的選單、不同時段問候語...等,管理員都可以登入帳密後,在EVOX線上管理系統上完成。而且網頁上有側邊欄,管理者不會進入因為某個設定頁後,就找不到另一個設定,或不知道該如何點進某功能。


比方最基本,也是第一步的編輯、新增分機使用者或群組、設定上班時間、問候語...等。
除了幫同仁設定分機號碼、外撥權限、是否可以使用通話錄音...等,公司管理者在後台網頁上編輯就可完成,又如將業務、客服部門設定成群組,可以將來電同時轉接給多個分機...等,都是即時編輯就能完成。



又比方身為總機第一關的速撥選單(某某功能請按1,某某功能請按2這種來電引導),也可以在線上管理,以很清楚簡易的介面設定完成。公司端自己可以在後台設定哪些功能,可以參考這個網頁,能夠即時應對員工需求做設定,不僅方便,重要是快速有效率,不會耽誤到工作。

費用如何?

EVOX易喂採用月租訂閱制,不需綁約,月費依照使用的裝置數量有不同級距,連同國內外公化、撥打市話及手機的費用,可以參考這個頁面
這裡要說明的是,只要連上網路,EVOX App就可以撥接電話,包括國際電話,這讓透過EVOX App撥打國際電話的費用與國內電話相當。
另外只要是註冊在同一個公司帳號下的分機,分機互打都是免費的,包括你在外用手機撥打分機,或是不同地區的分公司、連鎖店互打分機都是。

設定彈性、不用添加額外設備、行動分機最吸引人的特色,如果你正在搜尋一套簡單、節費、不用太多成本,有效率的公司分機系統,倒是可以參考EVOX提供的內容
或是可在EVOX部落格得知一些雲端通訊趨勢及知識。
你才廣告你全家都廣告
2019-09-16 9:09 #1
現代人真可憐,已經被公司Line群組綁住了,現在連公司分機都都要轉到你手機上
moaice wrote:
現代人真可憐,已經被...(恕刪)

是啊,重點是網路吃到飽還是自己花大錢月租的
看來以後轉成每月3G流量就好
電話打來就用流量有限為由拒接
公司電話,理論上應該公司要配置給員工,但是裝了這套系統就可以明目張膽把成本轉嫁到員工,除非公司願意特別為員工配智慧型手機,但是這樣成本比傳統電話高一大截,這種東西真是噁心。
這種只適合當內部分機外,主管自願有需求的「額外」分機吧!

硬搶員工的手機來裝 APP ...
正常人是會反彈的!除非他沒膽反 ..

--
另外,這個若是用 SIP 協定,
那就可以下載來試試看是否有比別家好用,像 acer 之類的 ..
網路發言嘛... 多是隨便說說!別太認真..
我們公司是新創團隊,用這系統就覺得很方便,就算不在辦公室也不怕漏接客戶電話,因為大家都是股東,所以不會有員工很可憐的問題⋯XD
Nanako0625 wrote:
這是個行動工作的時代...(恕刪)


Mark
澎湖花火節之旅
這個服務就是協助中小型公司將通話成本轉嫁給員工

網路費員工付 手機錢員工出 充電也要員工自己負責

讓員工24小時隨時工作 分機響了你就要接喔

說不定後台還有監控程式 看你平均幾秒接起電話

接的太慢的就扣考績 沒年終囉
inben2 wrote:
這種只適合當內部分機...(恕刪)


大家都"自願"的情況下
其實就跟強制沒兩樣了




nicalbaby wrote:
這個服務就是協助中小...(恕刪)


很多產業早就配置公務手機,連通公司內分機
醫院就是很好的例子,規定24小時on call
也不必計算幾秒接通,反正不太愛接電話自然會受輿論制衡
所以除非出國,否則無論假日或夜間都找得到人,深受困擾XD
之前有試用過,不過app只能在google商店下載,而且只能用台灣手機註冊,結果在大陸的員工都不能用
現在不知道有沒有改善
後來有找到另一家很小間的 有類似的功能但是app只能用第三方的 目前用起來也還可以
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