Gmail 分身術-2.8 GB變28 GB



我翻了一下 Gmail 裡最舊的一封信,大約是2004年6月中收到的,一轉眼就用了三年了。從2004年4/1愚人節 Gmail 正式啟動,兩個月後我收到朋友施捨的邀請函,我就拋棄用了好幾年的Mail2000,改以 Gmail 做為我主要的信箱,並決定讓它成為我生命中最後一個情人。除了收信之外,Gmail 也是我的免洗E-Mail位址、備份重要檔案、記事的主要地方。而隨著自己換工作,為了保留我所有人生經歷的軌跡、紀錄我如何踩著屍體爬上CEO、並做為日後出版 偉人傳記 所需(我的意思是:我朋友可能會出現偉人,這時就可以公開他不恥的信件內容),我把所有工作和私人的信全導入Gmail。於是三年後的現在,我發現一個驚人的事實........

雪特!我的 Gmail 信箱快爆了!!!!


2.8GB不夠用了
Google不斷增加 Gmail 的容量,即使現在仍然持續增加中,但一年才增加少少的145MB,現在容量幾乎停在2.8GB左右(每天才加大0.4MB,真心酸),而我已經用到2.6GB以上了,除非像2005年那樣直接送1GB,否則我一定得砍信才能維持信箱運作。看著 Gmail 登入畫面上寫的「you'll never need to delete another message」(讓您不需要再刪除郵件),我在地上哭鬧說這不是Gmail、這不是Gmail.....

冷靜之後我開始思考要怎麼解決問題,換用無容量上限的Yahoo是絕對不可能的,因為我有嚴重的谷歌品牌情結,比5566的粉絲更死忠,除了相片服務是用flickr,其他網路應用我已經離不開Google,所以想都別想!付費的話,最近Google似乎也發現大家信箱都爆了,所以提供付費加大容量的服務(這一定是陰謀),加大的容量可以統一用在 Gmail 和Picasa相簿上,但錢我想留給GeForce 9800GTX的升級上.....



現在Google多了管理空間的服務,可以看到 Gmail 和Picasa各用了多少,我自己的 Gmail 主信箱現在用掉2.1GB了,這還是砍過信之後才清出來的。



按「Upgrade your storage」就會出現各種付費方案,最便宜的6GB,一年要20美金,老實說....真的平心而論,flickr的付費方案實惠多了,只是Google包了 Gmail 比較吸引人。


多重信箱,統一管理

我回想一下用 Gmail 這三年多來的一些小技巧,像是+號的免洗式信箱、為了分類工作/私人所用的POP3、filter與不同寄件者、為了方便管理把Firefox改的跟Outlook一樣,加上 Gmail 已經取消老鼠會邀請制,我想到一個整合式賤招來解決容量爆掉的問題:也就是用 Gmail 來備份 Gmail!

我的想法很簡單:對外,我只有一個永遠不變的E-Mail位址,但對內我不斷註冊新信箱來分類或備份信件,這樣2.8GB的 Gmail 就能立刻增長到28GB,或是280GB了。

你說我濫用網路資源也沒關係,反正Google會掃瞄我的信來貼AdSense廣告,偶爾我還會去點一下,既然他們敢推 Gmail 免費制,我就敢這樣用,而且Google創辦人自己都在論文裡寫了,他們想把全人類的知識都儲存下來變成搜尋索引,我相信我和朋友的信件往來有不少能造福人類的寶貴知識(比如好看影片的載點、破解技巧、序號等等)。我想到兩個方案,圖解如下:



第一個方法是用過濾的功能,把特定的來信轉到別的信箱,然後刪掉主信箱的信,分類信箱再額外設一個寄件者,寄信時可以還原主信箱的位址。由於每個新信箱都有2.8GB,我就等於倍增主信箱的容量了。



第二個方法是完全備份,把主信箱的每一封信用POP3轉到備份信箱,然後開始在主信箱裡砍信。當然,第一號備份信箱一定很快就爆了,這時就換用第二號備份信箱,一路換下去。


兩個方法都要註冊多個 Gmail 帳號,為了方便統一管理,我再用Portable Firefox加上擴充套件來監視多個信箱,不然註冊到10個之後要手動登入會很想死。如果你想照著做但沒在用Firefox的話也沒關係,有一個非常簡單的方法可以解決:

換用Firefox!就這麼簡單。

至於上面兩個方法,第一種比較麻煩,必需同時檢查好幾個信件,即使配合外掛也有點累;第二種無腦備份比較簡單,但有個潛在的危機,當改用第二個備份信箱時,第一個備份信箱可能會太久沒有活動而被Google整個砍掉,網路上已經有不少Blog在罵這種情況,但既然沒付錢也只能嘴砲打一打,而且Google已經在 Gmail 使用條款裡寫的很清楚,它們隨時可以砍帳號。為了避免遇到這種情況,我決定採用第一種方法,讓所有信箱保持活動狀態(有信不斷進出)。當然第二種很簡單,以下會一併介紹,想賭一下的人也可以試試。


過濾分類
首先註冊一個 Gmail 的分身帳號,如果你還沒有 Gmail,那就本尊和分身一起註冊吧(但應該沒有這麼迫切的需求)。為了管理和記憶方便,建議分身帳號名和本尊有直接相關,比如本尊是GF,分身就GF.Sort.01、GF.Sort.02....03 04 05一直下去,雖然01 02 03看起來超蠢,但反正這些位址純粹是「儲存空間」,不會對外被別人笑死。



Gmail 的主介面按「申請使用Gmail」,喔!現在長到2888MB了。



在「想要的登入名稱」中,自選本尊和分身的帳號,基本上加了字尾和數字之後,要撞到別人的名字蠻難的。



然後照著 Gmail 的要求輸入所有欄位,服務條款的地方,點一下方格裡的字就代表接受,有興趣的人可以看一下內容,裡面有寫Google可以隨意更動 Gmail 的容量或中止帳號,唷!真狠。



註冊OK後,跳過一連串的教學畫面,GF的分身gf.sort.01分類帳號就啟動了,大家趕快來炸吧!


然後回到主信箱開始設定過濾條件,既然要分類,就是把特定的人寄來的信轉寄到分類信箱中,然後砍掉主信箱裡的信。我猜大部分的人應該都常收到人生勵志、輕鬆笑話、養生保健、散佈恐懼的轉寄信,裡面常夾一堆影片、ppt、病毒等等,容量都不小。不妨就先以「轉寄信」做為首要分類目標。



到你的 Gmail 主信箱,按右上角的「設定」。



點一下「篩選器」(Filter),按「建立新的篩選器」。Gmail 內建蠻強的信件過濾功能,可以把特定的信件做不同的處理。



通常會丟轉寄信的人都是特定朋友,因為他們可能也是設好過濾條件瘋狂轉寄,所以在「寄件者」的地方輸入他們的E-Mail,如果想加入多個E-Mail,可以用OR來加入,比如「abc@cde.com OR cde@ghi.com」這樣。輸入之後按一下「測試搜尋」,看看有沒有正確篩選到信件。



按「下一步」,勾選「略過收件匣」,這樣信就不會出現在收件匣主視窗干擾,然後「套用標籤」,選「新標籤」,設個自己一看就懂的分類標籤,比如「轉寄件(備份到分類01)」,然後在「轉寄至:」輸入你的一號分類信箱的位址。最後一個「刪除郵件」可選可不選,反正設好過濾條件之後,新的轉寄信都會再被轉寄到分類信箱裡保存,主信箱的原信隨便砍不砍都行,如果有迫切的容量需求,建議是自動轉寄之後就立刻砍掉。



設好的標籤會出現在左邊的邊攔上,點一下就會列出過濾好的信件,之後有新的轉寄信就會轉進分類信箱裡保存,原信箱的信看完就可以直接刪除。



Gmail的+號小技巧

運用+號可以進一步幫助分類信件,對 Gmail 來說,+號是沒有意義的。比如gf@gmail.com和gf+mobile01@gmail.com是一樣的,無論+號後面是什麼,通通會寄到原來的帳號去。所以對外時就很方便,你可以設定gf+classmate@gmail.com給同學、gf+friend@gmail.com給朋友,然後再用上面的過濾方式,把不同的「收件者」(注意不是過濾寄件者)分類到不到的標籤或分類信箱中。

+號也可以做為免洗信箱,比如你想在討論區裡幹譙一些魔犬,但礙於身份不好意思潑婦罵街,就可以快速註冊一個免洗帳號來罵。另外,也可以弄個gf+todo@gmail.com,再用標籤分類,做為專門用來寄信給自己的待辦事項提醒,只要寄給自己,「待辦事項」標籤就會多一個未讀信件,也就是變相的Todo列表了。



設定分類信箱的寄件者
上面是用轉寄信當範例,要怎麼分類隨你自己喜好,把工作上的信全轉出去也行。只是過濾分類的作法有個缺點: Gmail 沒辦法大量轉寄現有的舊信件,分類轉寄得在條件設好之後才會啟動,舊信件只能手動一封封轉寄,覺得很煩的話就在主信箱內加標籤留著吧。

接下來要到分類信箱做設定。當然,分類信箱也照著前面的過濾條件再設一次標籤,不然分類之後「收件匣」會亂七八糟,這部分設定跟前面完全一樣,不再重複。而額外要設的是寄件人,假設你要從分類信箱裡回信給別人,一定不希望出現01 02 03之類的怪位址吧?必須把分類信箱的寄件人轉回主信箱的位址,而 Gmail 已經提供變換寄件者的功能,超方便!



在分類信箱的「設定>帳戶」下,按「新增另一個郵件地址」。會跳出一個視窗請你輸入E-Mail位址,這時輸入你「主信箱」的位址,按「下一步」繼續。



Gmail 為了確定另一個E-Mail位址也是你的,要寄驗証信做確認,按「寄出驗証」。



回到主信箱收信,會收到 Gmail 寄來的一封確認信,裡面會有七位數字組成的認証碼。



回到分類信箱裡輸入認証碼,然後按「驗証」。



驗証成功後,就會多出主信箱的位址讓你做為發信和回信的位址,按一下「設為預設值」。



設成預設之後,只要在分類信箱內寄信或回信,通通都會改成以主信箱的位址出去。



只要設多個E-Mail寄件位址,在 Gmail 寄信時就可以選擇寄件者,通常01 02分類信箱的位址都是用不到的。


在分類信箱中預設成主信箱的寄件位址之後,不論寄信或回信,別人都不會知道這是從分類信箱寄出去的,他們看到的一律都是你對外唯一的主信箱,別人再回信也是回你主信箱的位址,並從主信箱中依過濾條件再分類出去。只要過濾條件設好,一切轉寄分類都完全自動化,這時你的 Gmail 信箱就等於加大一倍了。


無腦完全備份
如果你把信分類到好幾個信箱,就得同時監視數個 Gmail 檢查有沒有來信。無腦備份就這方面來說比較簡單,這方法就是把原信箱的信全部倒進備份信箱,無論新信或舊信,避開 Gmail 無法轉寄舊信的限制,也不必同時監控多個信箱。當第一個備份信箱爆掉之後,就開始倒進第二個備份信箱,依此類推。這個方法會讓主信箱變成一個專門收信的空殼,信來了就備份並砍掉,平常收發信其實是在備份信箱中,用起來會有點詭異,但只要像前一招變換寄件者,其實對外都一樣。



首先到主信箱的「設定>轉寄和POP」下,選擇「對所有郵件啟用POP功能(包含已經下載的郵件)」,這便可以從另一個信箱利用POP收到主信箱的所有郵件。然後第二步「當郵件經POP存取後」設成「刪除 Gmail 的副本」。



再到備份信箱的「設定>帳戶」下,按「新增其他郵件帳戶」,這是 Gmail 收POP3信件的功能。



輸入你主信箱的位址,把主信箱的信全部收過來。



輸入主信箱的帳號和密碼,POP伺服器設成「pop.gmail.com」,通訊埠「995」,下面勾起「擷取郵件時,一定要使用安全連線 (SSL)」。



Gmail 接下來會問你要不要用主信箱的位址來寄信,當然是要的!接下來就是跟前一招完全一樣的驗証程序,讓你從備份信箱收發信件時,用的都是主信箱的位址。



設好之後,Gmail 就會開始自己定時收信,信會慢慢倒進來,如果你的信箱很滿的話,全部備份可能要一整天的時間。


之後你收發信件就要改成使用備份信箱,因為主信箱的信一來就會被POP收走並刪除,主信箱變成只是轉發的窗口而已,可以一併把過濾條件都複製過來。如果你原來的 Gmail 信箱就已經快爆了,那第一個備份信箱也一定很快就爆,爆掉的話就停掉它的POP收信功能,再註冊第二個備份信箱開始收信,第一個備份信箱就變成「硬碟」了,如果不想被Google發現它太久沒有活動,就偶爾進去收發個信,保持固定的active狀態。


Firefox改造成Outlook

Gmail Manager Better Gmail

我個人是偏好第一種分類的方法,因為我真的怕Google無預警砍掉整個信箱,但分類法就得同時監視好幾個信箱,每次都要登入檢查的話真的會煩死。在試過幾個常駐小軟體之後,我決定把Firefox改造成Outlook,我自己的慣用瀏覽器其實是Opera,Firefox只是專門用來檢查和收發多個 Gmail 信箱。另外,我Firefox是用修改過的Portable Firefox,這樣我就能一份Firefox帶著跑,不必家裡、公司都要重新設定。


Gmail Manager
我用的擴充套件是Gmail Manager,它能同時監控多個 Gmail 信箱,上限能設到幾個我也不知道,但我還沒遇到上限就是了(極可能是無上限),它會在Firefox右下角多一個小圖示,即時監控顯示所有 Gmail 信箱的信件,點一下就快速登入,超方便!



裝完Gmail Manager之後到擴充套件的介面下按「選項」。



按最上面的「新增」來加入 Gmail 帳號。



帳號記得要連著「@gmail.com」,每個帳號都勾選「記住密碼」和「登入該帳號」。



一個個新增並儲存你所有 Gmail 帳號,然後勾選下面的「啟動時自動登入」,每個帳號都勾一下。



在「工具列」頁籤下勾最下面的「標籤」,這樣Gmail Manager就會顯示各標籤的未讀信件。



在「通知」頁籤下勾選顯示新郵件片段,這樣會秀出新信的一小段文字。全設好之後按「確定」。



在Firefox右下角會有一個Gmail的圖示,游標指過去會顯示該信箱的狀態,包括未讀信件幾封,總共用掉多少容量等等(這個小視窗顯示我沒辦法抓圖)。按滑鼠右鍵則是切換信箱,一併顯示所有信箱的未讀信件,按左鍵就直接快速登入該信箱。有新信進來時,也會像MSN那樣跳出小視窗通知,完完全全就是Outlook。


Better Gmail
除了Gmail Manager,我還裝了Better Gmail,這是國外一個網站Lifehacker把一堆實用的User JavaScript收集起來的擴充套件。UserJS是在網頁讀取進來之後,顯示在瀏覽器頁面之前所執行的程式,可以即時改變網頁的功能和介面,Better Gmail會讓 Gmail 看起來更漂亮,功能性也更強。



裝完Better Gmail之後,從Firefox的「工具>Better Gmail」進入設定介面。



「郵件」部分可勾選「附件大圖標」、「對話預覽」。



「側邊欄」可加入「Google Calendar」、「Google Reader」。



皮膚可改成「Mac.app」,嘿嘿......



設好之後按一下F5重新載入,就會發現 Gmail 變這樣,整個風格變成mac.com(應該吧?其實我沒用過mac.com),哈哈,我好無聊!而在信上面按右鍵就能快速預覽內容。



按旁邊的feed可進入Google Reader,其實就是用frame另開一個頁面嵌入。



或是按Calendar進入Google行事曆,只要一個 Gmail 視窗就可以看新聞和做排程,讚喔!


結語
Gmail Manager和Better Gmail的選項很多,可以自己玩玩看,其實給 Gmail 用的最強擴充套件應該是GTDinbox,它讓你自訂規則並組織整理所有郵件,但我一直搞不懂它怎麼用,可能我生意沒做到那麼大吧?或許等我當上CEO時就會了,不過我當上CEO時應該會有專人幫我處理郵件.....我好像想太遠了喔?總之,如果你覺得這篇實用,不妨照著試試看並回應一下感想吧,如果你有更好的作法也請分享喔!

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延伸閱讀(Mobile01網友分享的絕妙好文)
丟棄OE, 擁抱Gmail
2007-08-24 9:50 #1
我有個很大的疑問 若超過1TB(不一定要這容量反正就很大很多就是) 線上容量 該怎麼搜尋網海中的點滴資料 =="

分門別類放 但總有丟錯的信 到時不就一個開啟來找

總容量提升好處就是全部丟在同一個信箱就好 搜尋容易 分類方便一目了然

寫信跟Google抗議啦 yahoo mail都改無限容量了

我想以後一定會出一部電影類似 楚門的世界跟全民公敵的合體

你把資料 全都丟上網 等於把你的生活內容全部內容攤在陽光下平白讓人一一檢視你的一舉一動

雖然不是什麼重要人物 不過也感覺讓人毛毛的




01趕快加入標籤這實用功能吧!
太棒了
真是好消息

我一定要來試試

還有這麼精彩的文章
要花很多時間寫吧!!!
我給您滿分
謝謝你
沒想到...您也這樣作啊

不過我遇到過一個麻煩, google 回收我的信箱 認為我的是bot 開的

最後因為我是填真實資料 他有還我 不過告誡我不能再開新的了

所以命名xxxx1 xxxxxxxx2 xxxxxxx3是有危險的-_-

不過google 服務人員也跟我說了一個特例

您可以先註冊一個domain name 然後用gmail for business

您的信箱 就可變成 gfxxx@我的網域.com.tw 這樣gmail 就不會管了

而且gmail for business有統一介面可以管理你的所有account

standard edition 是 免費的
sopp0820 wrote:
您可以先註冊一個domain name 然後用gmail for business

您的信箱 就可變成 gfxxx@我的網域.com.tw(恕刪)


這招不賴耶

改天也來試試 gmail我也好幾個耶
G.F大.
雖然Google的股價已經很高了..
但有時候給他們賺一下錢也好..不然哪天他倒了..

哈..應該不可能!!

另外我發現Google真的是很賊很賊..

如果你常用他的信箱..他給你的容量反而比較低..

但是如果你不常用甚至沒用的話,他就給你超高的容量

這和一般的商業邏輯好像相違背,不過Google就是這樣搞的

之前申請了蠻多個信箱..其中有一個好像就是申請完後就沒有再登入過了..

有一天發現他的容量由2.8G變成15G

很扯吧...



不過我應該還是把他擺者吧..
15G耶~
真的假的~
沒用的信箱~會給你15G押~
不可思議~
那我也要去看看~有沒有信箱到15G的~
我幾個月前~我的Gmail信箱也到了95%了~
快爆了~那時也用了同樣的方法~
但~那時狠下心~把一些不要的信件~
(因為已經在你信箱的信~無法再使用篩選器轉寄到其他信箱了)
都刪了~因為那些幾乎都是朋友轉寄來的信件~
根本沒時間看~
所以就刪了它~留一些重要的信件~
之後~我將一些常寄轉寄信的朋友(有附件的)~
都轉寄到另一個Gmail信箱~
畢竟只有附件的信~才會灌爆你的信箱~
那時也做了一次統整~
我將yahoo、seednet、pchome的信~
都使用Gmail收~
很可惜hotmail還沒辦法~

信箱容量雖然越大越好~
但功能齊全才是最重要的~
msplay wrote:
G.F大.雖然Goo...(恕刪)

15g 怪怪的 如果您沒有改圖的話

google for business 是有送30天的10g

可是google計畫中好像沒有15g的?_?

員工推薦的話是終身25gb

員工本身是1TB <-更正過

既然有15gb就趕快偷偷用吧

更正google 有舉行gmail for domain app 15gb give away的活動. 您是gmail for app有機會拿到15gb電子郵件信箱

sopp0820 wrote:
沒想到...您也這樣...(恕刪)...
而且gmail for business有統一介面可以管理你的所有account

standard edition 是 免費的


可是,剛剛去試,Google告訴我說一年要10美元。

Google wrote:
ChXXXX.NET可以使用

‧ 註冊網域一年只需 $10 美元
‧ 私人的網域註冊,不需額外費用即可防止垃圾郵件
‧ 完整的 DNS 控制和網域管理
‧ 自動設定為搭配 Google 服務
‧ 電子郵件、日曆、即時通訊、網頁及其他服務,都沒有額外收費

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還是,standard edition是在別的地方申請的?
這個方式其實我已經用很久了!

主要是色情轉寄郵件太多,又捨不得刪,平時又不想看,所以就直接轉寄到另一個gmail帳號,第三個已經快滿了,現在要去註冊下一個了!!
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