[分享文] 時間管理軟體 GTasks & Ticktick...

原本打算把這文貼在安卓軟體版
但、站務貌似不喜歡我在黑莓版貼"請大家移駕的捷徑文"
如果只能貼在一個版
那就、還是搬回來黑莓版吧！！

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這是一篇很冗長的個人分享文
因為是分享文，不是教學文，所以圖片不多

關於 記事軟體 GTasks & Ticktick
搭配 黑莓手機 Blackberry Passport
個人的GTD運用和心得體會



標題設定為 時間管理
實為個人運用它、來管理行程和時間
因而命名之！

關於GTD、之前寫過 一篇粗淺的文章
這次再次獻醜、丟出小弟目前的運用方式
希望能有更多潛水的GTD高手
不吝指教、賜教囉、、


0、GTD

什麼是GTD

#圖片取自Wiki百科

#圖片取自Google圖片

Got Things Done 是一門博大精深的學問
有興趣深入研究的朋友
就花些時間Google搜尋研究吧
本文只能提供個人皮毛見解！

資訊爆炸的時代、無論從事什麼工作
想必每天都是訊息滿載、甚至超載的

需要記得的事情那麼多
常常超過人類大腦記憶的上限
向外尋求工具、是必須、而且絕對必要的！

因而、GTD的基本概念就是
幫自己準備一個能幫助大腦記憶的工具
幫我們把 "所有需要記憶的事情" 全部記下來
在特定的時候、需要的時候、想要的時候
能夠隨手且隨時、簡單且快速 的取得
讓我們能夠進一步處理回應、檢視參閱
讓大腦只需要專心做好"決策" 這件事
而不是還得分擔工作、記憶所有瑣碎小事

所以、基本上、這個工具
姑且稱之為 第二顆大腦 吧
可以是任何形式
單一工具、或者複數以上的工具
隨身的手冊筆記本、日月曆、平板、筆電
甚至是性感、火辣的小祕書、更好！

沒有圖片啦！你以為會有小祕書的照片嗎？

只要能夠幫你把事情記下來、就是好工具！
只要能夠讓你記得該做什麼、就是好工具！
你要霸氣點、請祕書記事、你喜歡就好！
你要復古點、綁繩子記事、也沒有人反對的！


1、條件

為了達到 第二顆大腦 的功能性
這個工具、還是需要有以下幾個條件：

1、隨手且隨時
能夠隨手輸入的工具、才能隨時檢閱
靈感的出現、都是很瞬間的事情
突然想到哪件事應該如何如何$&@
沒馬上記下、常常一下子就忘記了
再來花時間回想、都是時間成本啊

需要記憶的訊息一出現、就應該馬上記下
需要處理的事情時間一到、應該要能馬上提醒

2、簡單且快速
工具的使用必須夠簡單、才會好用
工具不夠簡單、不夠容易上手的話
就不會喜歡用、那樣的話、效用就不大

複雜的工具幫不了多大的忙
因為你就會繼續依賴自己的大腦
強迫把事情記下來...

3、穩定、穩定、還是穩定！
有些朋友喜歡 書寫在實體筆記本上 記事
就是因為絕對不會有硬碟壞軌、記憶體損壞
或者是手機系統當機、恢復原始設定
發生資料喪失的悲慘事件

好消息是、隨著科技日趨發達
3C設備的穩定性、大大的提高了
加上資料能夠即時雲端同步上傳
悲慘世界戲碼上演的慘劇
因而大大的減少了、、、
(但、並不保證絕對不會再次發生！)

綜合以上幾個條件
基於、數位資料方便修改
加上、數位設備才能設置鬧鐘提醒
而且、數位工具方便搜尋、肯定比翻書快
我選擇隨身攜帶的手機、當做主要GTD工具！
而紙本筆記本、仍是次要GTD工具
因為個人實在非常喜歡紙本書寫的手感啊！

而且、有時候、透過紙上的 塗鴉、製表、畫圖
往往更容易清楚描述、表達出腦子裡的想法

再者、在某些長官面前
還是乖乖的拿出紙本筆記記事
比較不會讓他覺得你在上網滑臉書！



2、工具

每個人慣用的記事工具都不同
然而、GTD的概念、是完全通用的
所以、如果您已經有慣用上手的工具
就以您現有的工具、來理解我的運用吧、、、

以下、就是我慣用的軟硬體！

軟體：GTasks 和 Ticktick
這兩個軟體其實是同一間公司推出
不同、卻極為類似的軟體
簡單說、算前後代的產品吧
把兩個軟體名稱都寫入標題
也是為了方便兩者的用戶
都能從網路搜尋、找到這篇文章

寫這篇文之前、一直都是使用GTasks的
近日才發現、已經推出Ticktick這套軟體
而且、還能完整匯入GTasks裡頭所有的資料
既然如此、就來試用看看

幾天下來的體驗、驚為天人、大躍進啊！！
修改了部份設定之外、新增加了不少功能
期待很久的加入圖片功能也有了

不只能跨平台、更提供了網頁版！網頁版耶！
換句話說、資料能夠同步雲端儲存
只要你的電腦、平板能上網
就能夠達到即時查閱、即時修改
而且功能完全不打折
手機端App有的功能、網頁端一樣有
需要處理大量訊息的時候、就更方便了！！

所以、這篇心得文、就以Ticktick為示範囉

硬體：Blackberry Passport
黑莓機、一向是效率工作的最佳工具
實體鍵盤、提供精準輸入的打字感受
加上超級穩定的系統、令人十分信賴！

呃？我還沒提到、黑莓頂尖的安全性呢
哪位看到黑莓機被駭客入侵新聞的時候
記得順便去買張樂透吧
因為發生的機率、超級超級小的啦！
索尼被駭客入侵之後


3、概念

要讓 第二顆大腦 完全發揮效用
第一步就是、要先淨空自己的大腦！

把自己腦海裡面、想得到的"每一件事"
通通輸出、通通寫出來、建構自己的資料庫


第一次建構、寫下來可能好幾十件、甚至上百件、那是好事！
因為能寫出來、就能讓工具來幫你記憶
不需要再承擔 忘記 的風險！

之後系統建立好、隨時得到一個新事件
就依照下面談到的原則和流程處理即可！

比方說：
不管是、晚上回家得順便去買樂透
還是、下個禮拜一要召開工作會議
或是、今天上班路過一間新餐廳
任何值得記憶、或是已經記憶的事
通通寫出來、通通建檔！

之後、基於GTD處理原則
加上每個人的分類習慣
再一一將這些素材分類
放進不同的 待辦事件群組

整理分類之前、有一件重要的事必須留意
事情、必須分解成其他可執行的細項
這樣丟入 待辦事項、才有意義！

回家路過巷口超商時、順便買果汁！
這是可執行的！

明年輪到自己舉辦同學會
這是沒辦法一眼就知道該怎麼執行的！

如果丟入待辦事項的事情
是尚未分解為可執行的小動作
比方說：舉辦同學會、就是很多細節的組合
當事情一多、如有一眼看不出該怎麼處理的事
就會被一次再一次的延後、最後無疾而終
就完全達不到效率執行的效果了、、、

複合性的任務、就應該用專案的方式來進行

下一步動作應該是什麼？
這是一個很重要的環節！！！

比方：事件為"感冒看醫生"
要看醫生之前得掛號
要掛號之前得找到診所的電話
診所的電話？媽媽知道！
媽媽的電話？手機裡頭就有了
所以、分解下來、感冒看醫生 這件事
第一個可執行的動作
應該就是"打電話給媽媽、要診所的電話"
這就是一個看到提醒、就能馬上執行的動作


4、分類

有了這些概念了之後、就能開始分類了
那、要分成幾個 待辦事項群組 呢？
個人習慣如下：
1、收集箱
2、待執行清單
3、單位待辦清單
4、等待回覆清單
5、購物清單
6、夢想清單
7、參考資料
8、文章分享


1、收集箱：每天隨時新鍵入的事件、一律放在這裡！有空檔就清空、最晚當天一定要淨空、把裡面的事件全部歸納到其他分類、沒有必要保留的資料、就直接刪除！
2、待執行清單：放在這邊的、都是需要下一步動作去執行的！根據時效性、急迫性、再安排起來就是每天工作的順序！
3、單位待辦事項：小弟的工作、每天需要到不同的單位去、就直接依照單位別、分開放、到A單位要做a,b,c事情、到B單位得完成c,d,e事情！這樣一來、人到單位的時候、打開一看、就知道有幾件事需要處理、就不會遺漏了！
4、等待回覆事件：很多時候、工作需要其他人的配合：請A同事提供a報表、請B同事回覆b報表、C同事借了c設備、下個禮拜會還！這些事情、不記錄下來、肯定會忘記、肯定沒法掌握進度！江湖險惡、為了把事情做好、為了保護自己、還是落實記錄、隨時掌握進度吧！
5、購物清單：哪些日用品該補充了、沒記下來、人走進大賣場時、往往又買了A忘了B、回到家才恍然大悟、又得多跑一趟、、、
6、夢想清單：不管是人生大夢想、還是哪一部電影、哪一本書想要看完、都通通記錄進來、定期檢視、就知道自己有沒有每天、都能朝著自己的夢想、一步步的前進了！
7、參考資料：利用數位資料方便搜尋的特性、關於那些、日後"也許"會用得到的資料、就通通放進來！哪天隱約有點印象、就先搜尋看看資料庫囉！
8、文章分享：最近特想寫些東西分享、就通通放在這邊、當成文字筆記、也是很方便的！



預先設定好有哪些 待辦事項群組 之後
就可以開始一一處理 收集箱 裡頭的事項了
而過濾分類的順序、個人習慣如下：

首先、這件事重不重要？需要記錄下來嗎？
有些事、是不需要記得、也沒辦法處理的
以後肯定也用不上、那就直接刪除吧！

再來、有些事、現在用不著
但是未來的某天、"有可能"會派上用場！
那就歸檔到 參考資料
比方：今天看到一篇"房屋裝潢需知"文章

再來、有些事、現在還沒法執行
但是希望未來的某天、能夠達成
那就歸檔到 夢想清單
比方：學會游泳、或是看一本書

扣除上述兩種類型、剩下的事情
都是可執行、需要我們去處理的
下一個過濾問題是：該由誰去處理？

不是自己的事、或者由別人來處理、會更有效率的事
就轉出去！
同事負責的專案、就直接轉給同事接手處理
主管層級的朋友、任務就交辦給下屬或秘書
剩下的、才是自己該親力親為的事！

下一個過濾問題是：事情是短時間馬上能處理的嗎？
短時間的定義各自不同、也許是2分鐘以內、也許是3～5分鐘之間
能在短時間處理完的、就馬上處理掉、也不用建檔了！
比方：同事轉頭請你轉寄上個禮拜的某一封郵件給他

剩下的、就是自己得撥空去完成的事件
就依照每項任務需要完成的期限
或者每項任務應該在特定哪些地點、時間 去執行
就依照各自的需求、建立各自需要的 待辦事項群組
之後就一一鍵入、並設定提醒即可！


5、關鍵

依照這樣操作之後
就能得到一個 待辦事項管理系統
接下來的，就是最最最、最重要的事：
就是如何好好的維持管理它了

透過定期、不定期的檢視和修正
才能讓事情順利的完成、才能讓目標持續的前進

關鍵是：
1、養成習慣、只要不是馬上會處理掉的事、就一定要在 收集箱 建檔
2、而丟進 收集箱 的訊息，不能放過夜，最晚一定當天分類到 待執行清單
3、每天都要檢視 待執行清單 裡頭的事件，該處理的，一定要消化掉
4、在 待執行清單 裡頭的任務，可以再細分為很多小任務，再一口一口吃掉
5、待回覆清單 裡頭的任務，必要時設定鬧鐘，提醒別人提醒別人也是好的

6，工作是人生很大的比重，但是人生絕對不是只有工作而已
定期每周小檢視、每月大檢視、檢視自己 夢想清單 的進度
問問自己、清單裡面的內容、只是寫好玩的？還是是自己真正想要的人生？
一個禮拜又過去了、一個月又過去了、自己有更靠近自己的夢想嗎？

GTD的概念、時間管理的觀念
不只是管理好工作上的 待辦事項、而已
而是幫助我們能找到生活和工作的平衡點
讓我們、能夠一步步朝著自己想要的樣子前進

時間就是這樣、一天24小時、就看你怎麼分配！
所以需要妥善的管理、才能讓時間都花在對我們最重要的事情上！


你的待辦清單裡頭、清一色都是公事嗎？
你的夢想清單裡頭、也全部都是公事嗎？
夢想清單裡頭的項目、多久沒有更新進度了？
這是我們真正想要的人生嗎？

越計畫、越能擠出時間、捨棄順位相對不重要的事情
越計畫、越能安排行程、追求內心深處更想要的成就

也許、只是多撥些時間陪陪爸媽、或是陪陪家裡的毛小孩
也許、只是多花些時間運動健身、或是減少身上的厚脂肪
也許、只是多挪些時間加強英文、或是複習陌生的閩南語
都好、都是自己的目標、真的想要達成嗎？還是沒達成也無所謂？
還是、當初那些如果哪天有時間、就要如何如何的願望、真的有打算實現嗎？


6、結語

這篇文章、從構思、下筆、的確花了我不少時間
但是、透過重新檢視GTD的流程、讓我能再次修正自己的流程
更重要的、也再次檢視了自己的 夢想清單
我想、我應該是這篇文章、最大的受益人、之一！

希望、這篇分享文
能夠讓更多朋友、對於自己的生活、有些許的幫助
即便是拙作能更強化、讓你覺得自己的方法比我的好、也很好！


希望大家都能有、屬於自己的一套 時間管理 方法囉！



哈囉哈囉
樓下的GTD高手
請問您願意跟大家分享一下嗎？


7、後記

發現Ticktick的威力真的不僅如此
貌似還能有：

地點設定提醒
人走到賣場附近
就跳出購物清單提醒
叫你走進去買東西

群組任務分配
家人、朋友、同事們、都有安裝使用的話
還能任務分派、直接在對方的清單內添加任務

貌似功能強大
這些我也還沒開始研究啊
有強烈需要的朋友、就搶先試用吧、、、